Блог

Решения для клининговых компаний: Как правильно организовать работу с внештатниками

26.01.2024

Содержание статьи:

Сфера клининговых услуг сегодня: тренды и особенности

Российский рынок клининга продолжает свой стабильный рост, мотивируя компании масштабироваться. Но одновременно с расширением спектра услуг, клининговые компании сталкиваются с задачами по оптимизации процессов. Это важно для сохранения баланса трудозатрат и поддержания конкурентоспособности.

При этом в сфере клининга сохраняется высокая текучесть кадров. Потребность в массовом линейном персонале нагружает бухгалтерию и HR-службу. Поэтому многие клининговые компании выбирают модель с привлечением внештатных работников.

Главные плюсы такого подхода:

Быстрое начало работы

Внештатники быстрее приступают к своей работе. Для старта достаточно подписать договор ГПХ, и уже сразу десятки или сотни исполнителей готовы выполнять профессиональную уборку.
Заключение договоров гражданско-правового характера (ГПХ) с внештатными исполнителями позволяет быстро привлечь нужное количество сотрудников, особенно в периоды повышенного спроса на услуги клининга, как, например, весной.

Удобный формат договора ГПХ

Гибкость модели ГПХ быстро расторгнуть договор без сложных процедур компенсаций и гарантий, как это происходит с трудовым договором.

Например, при неудовлетворительном качестве работы исполнителя можно не только расторгнуть отношения, но и предусмотреть в договоре ГПХ варианты компенсации за порчу имущества клиента при неправильной чистке.

Возможность снизить налоговые расходы и ФОТ

Привлечение внештатных исполнителей позволяет снизить расходы на налоги и фонд оплаты труда, однако это применимо лишь к физическим лицам с статусом ИП или самозанятых. Такие исполнители самостоятельно уплачивают налоги на свои доходы, поэтому клининговая компания освобождена от обязанности по удержанию и перечислению НДФЛ и страховых взносов.

Если же внештатный клинер — это обычное физлицо без специального статуса, то даже при сотрудничестве с ними по договору ГПХ компания обязана вносить обязательные платежи по налогу и взносам и предоставлять отчетность в ФНС, аналогично со штатными сотрудниками.

Ведомства усиленно контролируют любые компании, у которых есть внештатники. А клининговой сфере налоговики уделяют особо пристальное внимание, так как она рассматривается как рискованная с точки зрения «серых» выплат и уменьшения поступлений налогов в бюджет. Поэтому важно поддерживать баланс между экономией и управлением налоговыми рисками.

3 главные проблемы при массовом привлечении внештатных исполнителей в клининге

1. Долгий поиск в сезон повышенного спроса

В периоды повышенного спроса на услуги клинеров (например, при подготовке отелей к летнему сезону или при запросе на весеннюю мойку окон) возникает острый дефицит рабочих рук.
Даже при заблаговременном и качественном подборе через рекрутинговые агентства компании часто теряют время, либо порой получают сотню непроверенных исполнителей.
Альтернативным решением может стать самостоятельный поиск через сервис «Мои самозанятые».

2. Рост трудозатрат на бумажный документооборот

Вторая проблема связана с увеличением трудозатрат на бумажный документооборот при привлечении десятков и сотен внештатных сотрудников, особенно при работе с самозанятыми и ИП.

Что входит в пакет документов на каждого внештатного исполнителя:

⇒ Договор ГПХ

Важно расписать задачи и результаты работы, а также проконтролировать, чтобы в нем не было никаких отсылок к трудовым отношениям.

⇒ Справка о постановке на учет плательщика НПД

При работе с самозанятыми нужно запросить у исполнителя справку, подтверждающую его статус. Затем перед проведением выплаты еще раз проверить, не утрачен ли статус. Такую проверку можно сделать на сайте ФНС или на нашем сайте.
Если самозанятый утратит статус, то клининговой компании нужно будет удерживать из выплат физлицу НДФЛ и платить взносы, а также включать его в отчеты.

⇒ Закрывающие документы

К ним относятся

• акты выполненных работ/оказанных услуг от ИП
• чек и акт от самозанятых

Акты подтверждают, что расходы на этих исполнителей действительно имели место быть, работы были исполнены фактически.
Чек от самозанятого подтверждает, что исполнитель задекларировал доход в ФНС и уплатит налог НПД.

Чтобы сократить трудозатраты на документооборот, рекомендуем ЭДО и массовое оформление документов по шаблону.

Эти функции доступны в личном кабинете нашего сервиса «Мои самозанятые».
А также вы можете делегировать сервису мониторинг статуса самозанятого и удержание налога НПД.

3. Безопасность массовых выплат клинерам

При массовом привлечении внештатных работников, безопасные выплаты становятся критическим вопросом. Эффективное управление финансами при большом числе работников требует надежных механизмов транзакций, чтобы избежать рисков блокировки со стороны банка или проверок со стороны ФНС.

Основные виды оплаты:

Наличная оплата

Такой вид оплаты исполнителям согласован Указанием ЦБ РФ от 09.12.2019 года № 5348-У. При разовой работе клинера, можно не заключать письменный договор.
Важно соблюсти лимит при расчете наличными с ИП, он составляет 100 000 рублей. Обратите внимание, что даже при наличной оплате самозанятый обязан выдать чек. Это делается в момент расчета (п. 3 ст. 14 закона от 27.11.2018 года № 422-ФЗ).

Безналичная оплата

Проведение безналичных выплат обеспечивает прозрачность и удобство, но сопряжено с рисками ошибок в банковских реквизитах и возможной блокировкой счета компании при массовых транзакциях с физическими лицами. Банк может запросить дополнительные документы для проверки, что может занять несколько дней.

Необходимо помнить, что самозанятые исполнители обязаны предоставить чек до 9 числа месяца, следующего за датой получения денежных средств при безналичной оплате.

Наш сервис позволяет проводить массовые выплаты через реестры или единичные транзакции безопасно и без рисков блокировки. Заказчик может выбрать метод оплаты в личном кабинете, загрузить реестр или автоматически подтянуть данные из анкет исполнителей для заключения договоров.

Выплаты могут осуществляться с любым интервалом, даже ежедневно.
Сервис также предоставляет возможность формирования чеков и закрывающих документов сразу после проведения оплаты, что значительно повышает привлекательность компании в глазах «синих воротничков», упрощая процесс получения вознаграждения за их труд.

Использовать сервис при работе с внештатным персоналом — эффективный подход

Часто компании, даже осознавая неудобства работы с внештатными сотрудниками вручную, предпочитают устаревший метод, опасаясь возможных изменений, которые могут негативно повлиять на бизнес-процессы.

Мы утверждаем, что внедрение электронного документооборота и автоматизации выплат будет только способствовать развитию и расширению клининговых компаний. Опыт наших клиентов в данной отрасли подтверждает этот факт.

Оставьте заявку, и на встрече мы предоставим примеры использования и функционал, а также ответим на все ваши вопросы.