ЭДО, выплаты и чеки от внештатных исполнителей в 1С. API-решения.

Если ваша компания пользуется услугами одного-двух исполнителей вне штата, бухгалтеру не сложно заводить договоры и оплачивать услуги. Например, пару раз в месяц отдел маркетинга привлекает дополнительного дизайнера для разработки баннеров. В этом случае специалисту из бухгалтерии не составит труда следить за датами выплат, проверять, не утратил ли плательщик НПД свой статус, контролировать получение чеков.

Но что делать, если компания сотрудничает с десятком, а то и сотней самозанятых, ИП или физлиц без специального налогового статуса? Крупному магазину одежды часто нужны курьеры для развоза заказов, или ретейлер привлекает продавцов и грузчиков, чтобы закрывать смены. Есть несколько вариантов учета такого сотрудничества.

Работа в 1С

Если компания ведет бухучет в 1С, выплаты внештатным исполнителям, в том числе плательщикам НПД (самозанятым и ИП на этом режиме), нужно учитывать там же. В зависимости от версии программы можно вносить данные по каждому самозанятому индивидуально или оформлять через реестр. Второй вариант возможен только в версиях 1С 3.0.100 или выше.

Выплаты каждому самозанятому индивидуально можно сделать в пять шагов:

1. Завести карточку контрагента и внести паспортные данные исполнителя и номер счета. В «Виде контрагента» нужно указать «Физическое лицо», а графы ОГРНИП, номер и дата выдачи свидетельства оставить пустыми. Для версии 1С 3.0.100 и выше можно установить вид «Самозанятый», доступными останутся только нужные графы.
2. Создать договор с исполнителем-плательщиком НПД. В 1С самозанятых нужно проводить как поставщиков: за них тоже не надо платить взносы.
3. Отразить в учете услугу исполнителя-плательщика НПД.
4. Оплатить товары или услуги исполнителя-плательщика НПД. Даже если перед началом сотрудничества исполнитель (самозанятый или ИП на НПД) предоставлял вам справку о своем специальном налоговом статусе, каждый раз перед оплатой его услуг обязательно нужно проверить его статус в базе ФНС России. Если контрагент потерял право на НПД, нужно будет удерживать с него НДФЛ и платить страховые взносы. Если не заметить это вовремя — пени и штраф за просрочку платежей.
5. Зарегистрировать товар или услугу. Исполнитель-плательщик НПД должен будет сформировать и прислать электронный чек после получения денег.

При его отсутствии налоговая может доначислить НДФЛ, взносы и штраф — 20% от недоимки. А еще чек нужен, чтобы учесть вознаграждение самозанятого в расходах по ОСН, УСН «Доходы минус расходы» или ЕСХН.

В версиях 1С 3.0.100 и выше можно воспользоваться реестрами выплат. В этом случае не надо будет каждый раз создавать договор, достаточно завести реестр исполнителей. Способ подойдет, если оплачиваете одинаковую работу разным исполнителям — например, раздачу листовок или курьерские услуги.

Собственная разработка

Кардинальное решение вопроса — самим доработать 1С. Но здесь нужно быть готовым к большим затратам:

• Время

Только на разработку юридической конструкции уходит порядка двух месяцев. Всего же собственная разработка и тестирование занимает от полугода. Но и после этого срока вы не можете быть уверены, что все пойдет гладко. Скорее всего, во время эксплуатации будут всплывать новые ошибки и ПО придется дорабатывать.

• Деньги

Любое создание нового продукта — это большие вложения. Как минимум придется укомплектовать штат 1С-разработчиками и тестировщиками (а это затраты на ФОТ) либо обратиться к подрядчику. В последние годы зарплаты IT-специалистов сильно выросли. В том числе увеличилась стоимость услуг 1С-разработчиков — с 2021 года более чем в два раза. И даже при этом не так просто найти хорошего специалиста. Если обращаться к сторонней организации, то есть риск наткнуться на безответственного подрядчика. Такие зачастую халатно относятся к тестированию самописных доработок: получились цифры и система не выдала ошибку — готово. Но мало получить какие-то цифры, они должны быть правильными. К тестированию доработок следует привлекать не только программиста, но и бухгалтера. А это дополнительная нагрузка на собственный персонал компании и риски.

API-решение

Необязательно разрабатывать свое решение с нуля. Можно интегрировать по API уже готовое. Например, API-интеграция позволяет использовать функционал платформы WinWork через интерфейс компании, и запускать процессы в нужный момент. Это могут быть выплаты исполнителям, обмен с ними документами, получение чеков от самозанятых и даже подбор исполнителей через маркетплейс.

Настройка занимает в среднем до месяца (вместо полугода на собственную разработку). Каждый проект курируют три специалиста: персональный менеджер, системный аналитик и юрист. А на протяжении всего сотрудничества техподдержка оказывает оперативную помощь по любым вопросам.

API-интеграция в 6 раз дешевле собственной разработки. И главное преимущество: вы получаете уже готовый и опробованный многими другими заказчиками продукт прямо в своей системе. Вам не надо тратить время на доработки, нет вопроса «а вдруг в нашем коде ошибка?». Платформа WinWork уже четыре года на рынке, более 2 тыс. пользователей из бизнеса применяют сервис на регулярной основе.

У API WinWork есть все сертификаты безопасности. Любая чувствительная информация (конфиденциальные и персональные данные) полностью защищена.