Виды электронного документооборота

Многие компании до сих пор совмещают сразу несколько подходов к работе с документами: часть процессов ведется в таблицах и мессенджерах, часть — в специализированных сервисах, а часть — по-прежнему остается в бумажном формате. Но по мере роста бизнеса такой подход начинает тормозить работу: документы теряются, согласование затягивается, а поиск нужной информации превращается в отдельную задачу.

Именно поэтому бизнес постепенно переводит процессы в цифровой формат и внедряет электронный документооборот. Сегодня существуют разные виды электронного документооборота, и каждый из них решает свои задачи — от кадрового учета до обмена документами с контрагентами и государственными органами.

Какие бывают виды документооборота

Любой документооборот — это движение документов внутри компании или между организациями: создание, согласование, подписание, хранение и архивирование. Традиционно выделяют два основных подхода.

Бумажный документооборот

Это классический способ ведения документации, при котором все договоры, акты, счета и приказы существуют на физических носителях. Несмотря на привычность такого формата, бумажный процесс постепенно теряет эффективность.

Основные недостатки:

• долгий поиск документов;
• высокие расходы на печать и хранение;
• риск потери данных;
• сложная обработка больших объемов информации;
• медленное согласование между отделами.

Особенно тяжело традиционный формат масштабируется в компаниях с распределенной структурой или большим количеством подрядчиков.

Электронный документооборот (ЭДО)

Электронный документооборот, или ЭДО, — это система цифрового обмена документами между сотрудниками, подразделениями, контрагентами и государственными органами. Такой формат позволяет автоматизировать многие процессы и сократить количество ручной работы.

Сегодня ЭДО используют практически во всех сферах бизнеса: от ритейла и логистики до IT и строительства.

Главная особенность такого подхода — возможность быстро передавать, согласовывать и хранить документы без бумажных копий.

Основные виды электронного документооборота по направлению и типу отношений

Существует несколько направлений, по которым обычно разделяют виды систем электронного документооборота.

Внутренний ЭДО

Внутренний документооборот охватывает процессы внутри компании. Это могут быть:

• согласование заявок;
• обмен служебными записками;
• кадровые документы;
• внутренние отчеты;
• приказы и распоряжения.

Такой вид документооборота помогает сократить время на согласование и упростить взаимодействие между отделами.

Особенно полезен внутренний ЭДО для компаний с удаленными командами или филиальной структурой.

Внешний ЭДО

Внешний документооборот связан с обменом документами между компанией и контрагентами. Через него обычно отправляют:

• договоры;
• счета;
• акты;
• закрывающие документы;
• коммерческие предложения.

Этот вид особенно востребован у бизнеса с большим количеством подрядчиков и клиентов.

ЭДО с государственными органами

Отдельный вид — работа с налоговой, фондами и другими ведомствами. Через специализированные сервисы компании отправляют отчетность, получают уведомления и взаимодействуют с государственными структурами.

Такой формат помогает быстрее проходить проверки и снижает риск ошибок при передаче данных.

Виды документооборота в делопроизводстве организации по назначению

Помимо направлений взаимодействия, виды документооборота можно разделить по функциям и задачам бизнеса.

Управленческий ЭДО

Этот вид связан с административной деятельностью компании. Сюда входят:

• внутренние распоряжения;
• согласование решений;
• протоколы встреч;
• управленческие отчеты.

Такой формат помогает выстроить прозрачное делопроизводство и ускорить принятие решений.

Производственный документооборот

Используется на предприятиях и производствах. Включает техническую документацию, инструкции, спецификации и рабочие регламенты.

Главная цель — обеспечить стабильную работу процессов и минимизировать ошибки.

Бухгалтерский и финансовый ЭДО

Этот вид связан с финансовыми операциями:

• счета;
• акты;
• платежные документы;
• закрывающая документация.

Именно здесь чаще всего компании начинают переводить процессы в цифровой формат.

Кадровый ЭДО

Кадровый документооборот включает:

• трудовые договоры;
• заявления;
• кадровые приказы;
• графики отпусков;
• дополнительные соглашения.

После распространения удаленной занятости такой формат стал особенно востребован.

Проектный и технический документооборот

Этот вид используется в IT, строительстве, инженерии и других сферах, где важно хранить большое количество технической документации и отслеживать изменения.

Складской и логистический ЭДО

Здесь основная задача — ускорить обмен документами между поставщиками, складами и перевозчиками.

Такой подход позволяет быстрее обрабатывать поставки и уменьшать количество ошибок при приемке товаров.

Архивный документооборот

Даже после завершения работы документы необходимо хранить. Современные цифровые архивы помогают быстро находить нужную информацию и защищать данные от потери.

Как выбрать ЭДО для бизнеса

Перед внедрением важно понять, какие задачи должна решать система. Универсального решения для всех компаний не существует.

Критерий	На что обратить внимание
Масштаб бизнеса	Количество сотрудников и документов
Тип процессов	Кадровые, бухгалтерские, проектные
Интеграции	Совместимость с CRM, ERP и другими сервисами
Безопасность	Защита данных и резервное хранение
Гибкость	Возможность адаптировать процессы
Удобство	Насколько легко сотрудникам работать в системе

Для небольших компаний иногда достаточно базового сервиса обмена документами. Крупному бизнесу чаще требуется полноценная система с автоматизацией процессов и гибкими настройками.

Возможности оптимизации документооборота с WinWork

Классические сервисы ЭДО обычно решают только задачу обмена файлами и подписания документов. Но современному бизнесу этого часто недостаточно.

WinWork помогает автоматизировать не только сам документооборот, но и процессы работы с внештатными исполнителями, самозанятыми и подрядчиками.

Платформа объединяет несколько инструментов в одном пространстве:

• веб-кабинет для управления процессами;
• маркетплейс исполнителей;
• мобильное приложение для работы с заданиями;
• автоматическое формирование документов;
• шаблоны договоров под разные категории исполнителей;
• проверку риск-факторов при сотрудничестве с самозанятыми.

Такой подход особенно удобен компаниям, которые работают с массовым подбором персонала, курьерами, ритейлом, логистикой или проектной занятостью.

В отличие от классического ЭДО, WinWork помогает не только хранить и передавать документы, но и выстраивать полноценный процесс взаимодействия между заказчиком и исполнителем.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли совмещать внешний ЭДО и систему для внутреннего документооборота?

Да. Более того, большинство компаний именно так и работают. Один сервис может использоваться для внутреннего согласования документов, а другой — для обмена с контрагентами.

Классический ЭДО обычно ориентирован именно на обмен файлами и подписание документов. WinWork дополнительно автоматизирует процессы взаимодействия с внештатными исполнителями: оформление, документооборот, проверку рисков и управление заданиями.

Обязателен ли электронный документооборот для бизнеса?

Полностью обязательным электронный формат является не для всех компаний. Однако многие процессы уже сложно эффективно вести без цифровых инструментов.

Кроме того, бизнес постепенно переходит на цифровой обмен документами из-за скорости работы, удобства хранения информации и снижения расходов на бумажный архив.

Поэтому даже компании, которые пока используют смешанный формат, постепенно начинают внедрять современные решения для автоматизации работы с документами.