Коммерческая тайна: правила оформления и как защитить?

В условиях растущей конкуренции и широкого обмена информацией, защита коммерческой тайны становится важнейшим аспектом ведения бизнеса. Невозможность обеспечить сохранность конфиденциальных данных может привести к серьезным последствиям для организации. В этой статье мы расскажем, как защитить коммерческую тайну, какие правила оформления и как минимизировать риски утечек информации, а также что делать, если тайна была раскрыта.

Что такое коммерческая тайна — простыми словами?

Коммерческая тайна — это информация, которая имеет ценность для бизнеса, но не должна становиться известной посторонним лицам. Это понятие включает в себя данные, которые компания использует для достижения конкурентных преимуществ на рынке, такие как финансовые отчеты, маркетинговые стратегии, разработки и методы производства, сведения о клиентах, контрактах и поставках. Для защиты тайных данных законом предусмотрены различные меры, включая обязательства по неразглашению и строгий контроль за доступом к информации, возможность хранить и передавать ее. 

Какие сведения можно считать коммерческой тайной?

Действующая редакция ГК РФ отдельной статьи, посвященной коммерческой тайне, не содержит — в предыдущей редакции ГК РФ этот вопрос находил отражение в ст. 139 ГК РФ. Исходя из содержания статьи, которая утратила силу, коммерческой тайной могут быть следующие виды информации:

• Финансовые документы и расчеты предприятия;
• Сведения о технологиях, методах производства и сбыта;
• Информация о клиентской базе и поставщиках;
• Проектные, технические и организационные данные, которые могут повлиять на конкуренцию на рынке.

Чтобы данные признались коммерческой тайной, организация должна принять меры для их защиты: это могут быть системы доступа, электронные базы данных, договоры о неразглашении и прочие средства защиты.

Как ввести коммерческую тайну в компании?

Процесс введения режима коммерческой тайны в компанию состоит из нескольких этапов. Прежде всего, чтобы вводить такой режим, необходимо:

1. Определить перечень данных, составляющих коммерческую тайну. Организация должна четко разграничить информацию, которая подлежит защите, и ту, которая не имеет коммерческой ценности.
2. Установить внутренние правила защиты. Для этого разрабатывается политика безопасности, включающая доступ к информации, условия ее хранения и передачи.
3. Заключить договоры о неразглашении с сотрудниками и партнерами. Все работники, которые имеют доступ к конфиденциальной информации, должны подписывать договоры о неразглашении коммерческой тайны (NDA). Это обязательное условие для любой организации.
4. Обучение персонала. Важно обучать сотрудников, как правильно обращаться с конфиденциальной информацией и какие меры предпринимать для предотвращения утечек.

Как прописать тайну в трудовом договоре?

Если сотрудник компании имеет доступ к коммерческой тайне, важно включить соответствующие положения в трудовой договор. Пример условного пункта:

«Сотрудник обязуется соблюдать режим коммерческой тайны и не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну работодателя, как в период действия трудового договора, так и после его прекращения, без согласия работодателя».

Важно, чтобы в трудовом договоре было указано, какие именно сведения считаются конфиденциальными, и какие последствия будут за их разглашение. В противном случае компании придется долго доказывать, что конфиденциальность действительно была нарушена.

Получите памятку

Различия трудового договора и ГПД с внештатным сотрудником

чтобы правильно составить договор оказания услуг с самозанятым и защититься от штрафов

Получить памятку

Получите памятку

5 эффективных способов борьбы с кадровым голодом

Для компаний, которые уже столкнулись с дефицитом кадров и ищут решение проблемы

Получить памятку

Подработка рядом с домом.

Ежедневные выплаты, надежные заказчики, задания каждый день.

Скачать приложение

Собственная разработка vs Интеграция по API

и узнайте, сколько времени и денег можно сэкономить с готовым решением через API

Получить памятку

7 сценариев
интеграции по API

подберите идеальный именно для вашего бизнеса

Получить памятку

Договор о неразглашении — как оформить?

Для дополнительной защиты коммерческой тайны многие компании используют отдельный договор о коммерческой тайне, или договор о неразглашении (NDA). Этот документ устанавливает обязательства сторон по сохранению конфиденциальности, а также ответственность за нарушение условий соглашения.

Пример ключевых пунктов в договоре о неразглашении, которые важно прописать:

1. Определение предмета соглашения: что именно является коммерческой тайной и каким образом она будет защищена.
2. Срок действия обязательства: указать, на какой срок действует обязательство не разглашать информацию (обычно это срок действия контракта или несколько лет после его завершения).
3. Ответственность за разглашение: установить штрафные санкции или ответственность за утечку информации.

Только при подписании такого договора сотрудники будут получать доступ к коммерческой тайне. 

Как защитить тайну от утечки?

Защита коммерческой тайны — это не только юридические меры, но и технические. Чтобы минимизировать риск утечек, нужно внедрить систему защиты информации:

• Контроль доступа: ограничьте доступ к конфиденциальной информации только тем, кто реально в ней нуждается для выполнения своих обязанностей.
• Шифрование данных: используйте криптографические средства защиты информации для предотвращения несанкционированного доступа к данным.
• Обучение сотрудников: проводите регулярные тренинги для сотрудников по защите конфиденциальной информации.
• Контроль за действиями сотрудников: используйте системы мониторинга действий сотрудников на рабочих местах, чтобы отслеживать возможные утечки.

Что делать, если тайну раскрыли?

Если информация, которая составляет коммерческую тайну, была раскрыта, важно действовать оперативно. Шаги, которые нужно предпринять:

1. Провести расследование. Определите источник утечки и причины произошедшего.
2. Принять меры дисциплинарной ответственности. Если утечка произошла по вине сотрудника, примените к нему санкции, предусмотренные трудовым договором.
3. Оценить ущерб. Оцените возможные убытки от раскрытия информации и примите меры по их минимизации.
4. Принять юридические меры. В случае серьезных утечек можно подать в суд на нарушителя с целью взыскания ущерба и возмещения убытков.

Защита коммерческой тайны — это комплексный процесс, включающий как юридические, так и технические меры. Важно соблюдать все предусмотренные правила, чтобы избежать рисков и ущерба для бизнеса. 

А с помощью решений платформы WinWork вы сможете упростить оформление договоров с самозанятыми, повысить эффективность работы компании и защитить бизнес от налоговых и иных сопряженных рисков.