Подотчетные лица — кто это и как вести с ними расчеты?

Для эффективного управления компанией важно правильно организовать расчеты с подотчетными лицами. Это сотрудники или подрядчики, которым организация предоставляет деньги на выполнение служебных задач. Ведение расчетов с подотчетными лицами — это не только обязанность бухгалтерии, но и гарантия того, что средства используются по назначению, а документы всегда в порядке. В статье мы расскажем, кто такие подотчетные лица, какие суммы и как можно предоставлять в подотчет, как правильно вести бухгалтерский учет, а также какие правила необходимо соблюдать, чтобы избежать ошибок и штрафов.

Кто такие подотчетные лица?

Подотчетное лицо — это сотрудник или подрядчик, которому организация предоставляет деньги на выполнение определенных задач, например, на командировки, покупку материалов или выполнение других служебных нужд. Эти средства выдаются в виде аванса, и подотчетное лицо обязано отчитаться о расходах в установленный срок.

Подотчетными могут быть как штатные сотрудники, так и внешние подрядчики, работающие по договорам ГПХ. Основная особенность подотчетных лиц — их обязанность отчитаться о потраченных средствах и вернуть оставшуюся сумму, если она не была использована. Такой подход позволяет компании поддерживать контроль над расходами и избежать ненужных затрат.

Ведение расчетов с подотчетными лицами требует правильного оформления первичных документов и учета всех операций в бухгалтерии. Если эти правила соблюдаются, можно минимизировать риски ошибок и санкций.

Кто может быть подотчетным лицом?

Подотчетным лицом может быть:

• Сотрудник компании — это работник, официально трудоустроенный в компании, и его деятельность охватывается трудовым договором.
• Совместитель или внешний подрядчик — это работник, работающий по гражданско-правовому договору. В таком случае подрядчик также может быть подотчетным лицом, если ему выданы деньги на командировку или на закупку материалов для компании.

Важно, чтобы сотрудничество было закреплено официально. Если работник не оформлен должным образом, ему нельзя выдавать средства в подотчет, и это может привести к юридическим последствиям. Например, при работе с подрядчиком следует четко фиксировать цели использования средств и процедуру отчетности.

Теперь, когда мы разобрались, кто может быть подотчетным лицом, уточним, какие суммы могут быть предоставлены в подотчет и как правильно их учитывать.

Подотчетные суммы

Подотчетные суммы — это средства, которые организация предоставляет сотрудникам или подрядчикам для выполнения служебных задач, таких как командировки, приобретение материальных ценностей или оплату услуг. Эти средства предоставляются на основании заявлений и авансовых отчетов.

Подотчетные суммы не считаются доходом сотрудника, и они не облагаются налогами, если потрачены по назначению. Однако важно понимать, что сумма подотчета должна строго соответствовать расходам, которые понес сотрудник или подрядчик.

Если сотрудник не использовал все деньги, он должен вернуть остаток в компанию. В противном случае остаток суммы может быть отнесен к доходу сотрудника и обложен налогами, что приведет к дополнительным налоговым обязательствам.

Кроме того, важно учитывать, что подотчетные средства не могут быть использованы для личных нужд сотрудника. Все расходы должны быть документально подтверждены — чеками, квитанциями, договором или иными официальными документами.

Таким образом, правильное использование подотчетных сумм способствует поддержанию финансовой дисциплины и снижению рисков для компании.

Бухучет расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами должен быть организован по строго установленным правилам бухгалтерского учета. Это необходимо для того, чтобы правильно отражать все операции в отчетности и обеспечивать их соответствие требованиям законодательства.

Обычно для учета операций с подотчетными средствами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Все выдачи средств, возвраты и отчеты о расходах фиксируются на этом счете, и с его помощью можно легко отслеживать задолженность и своевременность возврата средств.

1. Выдача средств под отчет: дебет 71 — кредит 50 (касса) или 51 (расчетный счет) — при выдаче подотчетных средств.
2. Оформление авансового отчета: когда сотрудник возвращает отчет о расходах, нужно его зарегистрировать в бухучете и скорректировать счета, например, дебет 20, 23 или 44 (в зависимости от типа расхода) — кредит 71.
3. Возврат средств: если сотрудник не потратил всю сумму, остаток должен быть возвращен. В этом случае проводка будет выглядеть как дебет 71 — кредит 50 (касса).

Таким образом, бухгалтерия компании должна следить за всеми подотчетными средствами и точно фиксировать все операции.

Как правильно учитывать подотчетные деньги?

1. Оформление документов: для правильного учета подотчетных средств необходимо оформить заявление о выдаче аванса и авансовый отчет. Сотрудник обязан предоставить отчет о том, на что потратил деньги, и предоставить все необходимые чеки и квитанции.
2. Соблюдение сроков: сотрудник должен предоставить отчет о расходах в установленные сроки. Обычно этот срок не превышает 3 месяца с момента получения средств. В случае нарушения сроков компания вправе применить штрафные санкции.
3. Контроль расходов: важно тщательно проверять отчетность сотрудников и убедиться, что все расходы соответствуют заявленной цели. Перед тем как производить окончательные расчеты, бухгалтер должен проверить комплектность документов и правильность их оформления. Невозможность подтвердить расход чеком или документом может привести к штрафам.

Кроме того, необходимо учитывать, что подотчетные деньги не являются доходом сотрудника, и они не подлежат налогообложению, если потрачены по назначению.

Если ваша компания активно работает с внештатными сотрудниками и самозанятыми, стоит рассмотреть автоматизацию расчетов через платформу WinWork. Сервис позволяет безопасно и прозрачно производить выплаты, собирать нужные документы, оформлять договоры и отчитываться по ним без ошибок. Благодаря интеграции с «Моим налогом» и гибкому API, WinWork упрощает работу бухгалтерии и минимизирует риски при расчетах с исполнителями.

Выводы

Расчеты с подотчетными лицами — это важная составляющая работы бухгалтерии. Для того чтобы процесс был организован правильно, важно:

• Правильно оформить все первичные документы.
• Установить сроки подачи отчетов.
• Тщательно проверять все отчеты и документы.
• Организовать корректный учет всех операций.

Следование этим правилам поможет избежать штрафов и недоразумений с налоговыми органами. А также позволит вам эффективно управлять подотчетными средствами и контролировать расходы вашей компании.

В случае, если вы работаете с большими объемами подотчетных операций, стоит рассмотреть автоматизацию процессов. Использование платформы WinWork, помогает упростить документооборот и снизить риски ошибок в расчетах. Запишитесь на демонстрацию — и убедитесь лично!