Автоматизация под ключ: как WinWork помог управлять тысячами исполнителей без сбоев и задержек

Автоматизация — больше не роскошь, а необходимость для компаний, работающих с десятками или тысячами внештатных исполнителей. Особенно в сферах, где все должно быть быстро, точно и прозрачно: от логистики до производства. Именно такой вызов встал перед одной из ведущих аутсорсинговых компаний страны, которая обслуживает крупные бренды, включая Ozon и Сбербанк. Решением стал переход на комплексную автоматизацию с помощью платформы WinWork.

Клиент: кто и с чем пришел

Речь идет о крупной аутсорсинговой компании, которая закрывает задачи по обеспечению персоналом в различных отраслях:

• ретейл,
• логистика,
• сельское хозяйство,
• производственные процессы.

Компания управляет масштабными проектами по всей стране, формирует команды под конкретные задачи — будь то временные вахты, курьерская доставка или сезонные работы. Среднее число активных исполнителей держится на уровне пяти тысяч человек, а в пиковые месяцы может резко вырастать.

Изначально клиент работал через личный кабинет WinWork, вручную загружая реестры и подписывая акты. Но по мере роста числа исполнителей и сложности проектов стало очевидно: старые инструменты перестали справляться. В компании приняли решение построить собственную CRM и автоматизировать процессы управления подрядчиками. Для этого потребовалось интегрированное и надежное решение.

Что не работало: типичные симптомы ручной системы

До внедрения решений от WinWork компания сталкивалась с целым рядом затруднений, знакомых многим аутсорсинговым бизнесам:

• Медленный документооборот. Подписание актов и запуск выплат занимали до нескольких дней — процессы буксовали.
• Разрозненные системы. Данные об исполнителях, документах и выплатах хранились в разных системах, а синхронизации не было.
• Высокая нагрузка на бухгалтерию. Большую часть рутинной работы по подготовке, отправке и отслеживанию документов выполняли вручную.
• Риск ошибок. При ручной обработке данных легко допустить ошибку в ФИО, сумме или статусе исполнителя.
• Отсутствие прозрачности. Руководство не всегда имело оперативный доступ к информации о статусе задач и выплат.

Что в итоге: несмотря на профессиональную команду и продуманные процессы, именно отсутствие автоматизации становилось тормозом для масштабирования. Требовалось решение, которое позволило бы снять рутину, обеспечить контроль и улучшить клиентский опыт.

Решение WinWork: автоматизация под ключ

Команда WinWork предложила индивидуальную архитектуру автоматизации, полностью адаптированную под инфраструктуру клиента. Сюда вошли:

1. Интеграция с CRM клиента

Платформа WinWork была встроена в новую внутреннюю систему управления. Это позволило:

• контролировать статусы задач и документов в реальном времени;
• отслеживать работу исполнителей от момента назначения до получения оплаты;
• минимизировать переходы между разными интерфейсами.

2. Автоматизация документооборота

Система автоматически:

• загружает акты и чеки по реестрам;
• проверяет данные исполнителей, в том числе их статус в системе ФНС;
• формирует документы на основе шаблонов;
• отправляет их на подписание и хранит в безопасном архиве.

3. Выплаты после подписания

Как только акт подписан — платформа запускает выплату. Автоматически. Без ручного подтверждения. Это сократило задержки и снизило нагрузку на финансовый отдел.

4. Поддержка White Label

WinWork предоставил White Label-интерфейс, благодаря которому исполнители видят фирменную оболочку компании — без переходов на сторонние платформы. Это усиливает бренд, упрощает работу и повышает доверие.

Вывод: клиент получил не просто платформу, а единое решение — связку CRM + документооборот + финансы, полностью адаптированную под его масштаб и задачи.

Что дало внедрение: конкретные результаты

После перехода на решение WinWork, компания зафиксировала следующие улучшения:

• Обработка документов ускорилась в 3–4 раза. То, на что раньше уходили дни, теперь делается за часы.
• Нагрузка на бухгалтерию снизилась. Больше не нужно вручную отслеживать статус каждого акта или инициировать выплату.
• Выплаты стали быстрее и точнее. Исполнители получают деньги сразу после подписания актов — без задержек и ошибок.
• Управление стало прозрачным. Через CRM руководители видят, кто работает, что сделано, какие выплаты прошли, а какие — на очереди.
• Данные для аналитики аккумулируются автоматически. Это помогает вести отчетность перед ключевыми заказчиками — Ozon, Сбербанком и другими.
• Система легко масштабируется. В случае резкого роста объема задач WinWork остается стабильным и гибким инструментом.

Вывод: автоматизация позволила бизнесу не просто сократить издержки и ускорить работу, но и выстроить управляемую систему, готовую к росту и изменениям. Теперь процессы работают на бизнес, а не наоборот.

Когда нужно думать об автоматизации? Возможно, уже сейчас

Если вы управляете аутсорсингом, временными проектами или работаете с большим числом подрядчиков — внимательно посмотрите на свои процессы. Где тормозит? Что делает бухгалтерия вручную? Где ошибки повторяются из месяца в месяц?

Платформа WinWork помогает избавиться от лишнего, ускорить критически важное и обезопасить финансовые и юридические операции. Мы не просто подключаем — мы адаптируем решения под бизнес, под ключ.

Запишитесь на демонстрацию и узнайте, как автоматизация может изменить ваш бизнес — уже в этом месяце.