Сотрудничество с самозанятыми стало привычной практикой для бизнеса: юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. Удобный налоговый режим и минимальные обязательства делают эту модель выгодной. Однако важно понимать, какие документы нужно оформлять и предоставлять, чтобы избежать споров и проблем с налоговой. Давайте разберемся, какие закрывающие документы нужны и как их правильно использовать.

Договор: обязателен ли он?

Начнем с вопроса, который возникает у многих: обязан ли самозанятый подписывать договор с заказчиком. С юридической точки зрения он необязателен, но заключение договора — это ваша страховка.

Зачем нужен договор?

1. Закрепляет условия сотрудничества: объем работ, сроки, порядок оплаты.
2. Помогает подтвердить характер отношений (гражданско-правовые, а не трудовые).
3. Упрощает получение других документов, таких как акты выполненных работ и чеки.

При оформлении договора не забудьте включить в него раздел о порядке формирования чеков и передачи актов. Это сэкономит время и снизит риск споров.

А чтобы не допустить других ошибок в договоре, воспользуйтесь нашей памяткой «Различия трудового договора и ГПД с внештатным сотрудником». Она поможет вам правильно составить документы и избежать излишнего внимания со стороны налоговой службы.

Какие документы самозанятый должен предоставлять?

Закрывающие документы — это набор документов, которые подтверждают факт выполнения работ или оказания услуг. Их основной список:

1. Акт выполненных работ.
2. Кассовый чек.
3. Счет на оплату (по запросу).

Эти документы необходимы организации или индивидуальному предпринимателю, чтобы подтвердить расходы и минимизировать риски налоговых претензий.

Акт выполненных работ

Акт выполненных работ — это главный документ, который фиксирует выполнение задачи. Он нужен, чтобы подтвердить, что самозанятый завершил работу в оговоренные сроки и в указанном объеме.

Что включает акт?

• Описание работы или услуги.
• Сумма вознаграждения.
• Даты выполнения.
• Подписи обеих сторон.

Важный нюанс: если работа носит разовый характер, акт составляется по завершении. Для длительных проектов возможно оформление актов поэтапно, в том числе и ежемесячно. Но в этом случае важно предусмотреть, чтобы суммы и объем работ в актах не были одинаковыми. ФНС может расценить это как попытку скрыть трудовые отношения с сотрудником. 

Кассовый чек

Чек — ключевой элемент работы с самозанятыми. Его отсутствие может стать причиной споров или налоговых санкций.

Как это работает?

• Самозанятый формирует чек в приложении «Мой налог». 
• В чеке указываются данные заказчика, сумма и назначение платежа.
• Чек отправляется заказчику в удобной для него форме (по электронной почте, в мессенджерах и т. д.).

Совет: проверяйте правильность данных в чеке — сумма и назначение платежа должны соответствовать условиям договора. Самозанятому следует указывать в чеке именно те услуги, на которые вы подписали договор ГПХ. 

Счет на оплату

Этот документ не является обязательным, но заказчики часто запрашивают его для внутреннего документооборота. Счет оформляется по стандартной форме и содержит:

• Реквизиты самозанятого.
• Данные заказчика.
• Описание услуги и ее стоимость.

Наличие счета облегчает планирование расходов заказчика и служит дополнительным подтверждением условий сделки.

Как избежать ошибок?

Ошибки в оформлении документов могут дорого обойтись. Чтобы избежать проблем, соблюдайте простые правила:

1. Всегда проверяйте статус самозанятого в приложении «Мой налог». Важно проверять статус не только перед началом сотрудничества, но и перед каждой выплатой.
2. Получайте чеки на каждый платеж.
3. Храните все документы: акты, чеки, договоры.

Чтобы минимизировать риски, многие компании используют специализированные сервисы, такие как WinWork.

Платформа автоматизирует ключевые процессы при работе с самозанятыми и другими внештатными специалистами:

• Электронный документооборот (ЭДО): быстрое и безопасное подписание договоров и актов выполненных работ.
• Проверка статуса плательщика НПД в режиме онлайн: позволяет убедиться, что исполнитель зарегистрирован в налоговой системе как самозанятый.
• Автоматизация массовых выплат: упрощает расчеты и снижает вероятность ошибок.
• Контроль рисков штрафов и доначислений: помогает избежать санкций со стороны налоговых органов.

С помощью WinWork компании экономят до 30% на работе с внештатными сотрудниками, одновременно минимизируя юридические и налоговые риски. Это особенно актуально для бизнеса, который взаимодействует с большим количеством самозанятых.

Работа с самозанятыми — это удобное и выгодное решение, если соблюдаются все правила документооборота. Правильно оформленные закрывающие документы помогут вам избежать лишних вопросов со стороны налоговых органов и упростят сотрудничество. Используйте современные инструменты, чтобы упростить взаимодействие и сосредоточиться на развитии вашего бизнеса!