От бумажных гор до автоматизации: как WinWork помог оптимизировать процессы для IT-компании

IT-сфера становится все более насыщенной, и компании, работающие в этой области, сталкиваются с жесткой конкуренцией. Масштабирование при этом зачастую имеет решающее значение. Это приводит к увеличению числа контрагентов, а значит, и растет потребность в автоматизации взаимодействия с ними. В этих условиях особенно важно оптимизировать документооборот и упростить процесс выплат, чтобы ускорить работу и снизить затраты. В статье расскажем, как WinWork помог IT-компании автоматизировать документооборот и упростить выплаты исполнителям, в том числе при работе с региональными партнерами.

О клиенте

Rafinad — это технологичная платформа-партнер, работающая по всей территории России, и специализирующаяся на соединении рекламодателей с блогерами и веб-мастерами. Компания помогает рекламодателям привлекать клиентов на выгодных условиях, а блогерам и вебмастерам зарабатывать на трафике. С момента основания Rafinad значительно расширил свою клиентскую базу, привлекая крупных заказчиков.

По мере роста бизнеса перед компанией Rafinad возникла необходимость автоматизировать процессы взаимодействия с большим количеством исполнителей. Это потребовало новых решений для упрощения документооборота и оптимизации выплат.

Задача: автоматизация документооборота и выплат с исполнителями

По мере увеличения числа контрагентов компания столкнулась с тем, что процессы  взаимодействия с ними стали отнимать много ресурсов. Подключение каждого нового исполнителя требовало много времени на подготовку, подписание документов и передачу данных бухгалтерии. Нагрузка на кадровый и юридический отделы постоянно росла, поэтому компания искала решение для упрощения и ускорения этого процесса.

Основная задача заключалась в том, чтобы организовать взаимодействие с большими объемами исполнителей — особенно с теми, кто работает в регионах, а также минимизировать риски потери документов и задержек с выплатами.

Решение: автоматизация с использованием WinWork

Для решения этой задачи WinWork предложил автоматизировать процесс документооборота и выплат, включая использование электронных подписей, ЭДО и системы автоматической оплаты.

• Электронные подписи и ЭДО

Платформа WinWork позволила компании полностью автоматизировать обмен документами и подписание соглашений с исполнителями. Особенно этот вопрос был актуален для взаимодействия с удаленными специалистами, которые работают в регионах. В отличие от традиционного способа, где каждый документ требует отдельной работы с контрагентом (составление, печать, пересылка бумажных копий), в платформе WinWork все процессы автоматизированы. Это исключает потерю документов, а также экономит время всех участников процесса.

• Автоматизация соглашений и отчетности

При подключении новых исполнителей WinWork автоматически генерирует соглашения и отправляет их для подписания. Бухгалтерия получила доступ к автоматической выгрузке финансовых документов, что исключило возможность ошибок и значительно ускорило работу.

• Решение для региональных исполнителей

Работа с исполнителями, которые живут в разных регионах, стала гораздо проще. Электронный документооборот и интеграция с бухгалтерской системой позволили обеспечить бесперебойную работу даже при большом количестве контрагентов, сократив время на подготовку и подписание документов. Платформа интегрировалась с внутренней системой учета, позволив автоматизировать многие задачи, которые раньше выполнялись вручную.

Результат: улучшение процессов и снижение затрат

После внедрения решения WinWork компания добилась следующих результатов:

1. Скорость подключения контрагентов

Процесс подключения новых исполнителей сократился с нескольких дней до нескольких часов, благодаря автоматизации подписания соглашений и обмена документами.

2. Снижение операционных затрат

Отказ от бумажного документооборота и переход к электронному формату позволили значительно снизить операционные расходы на обработку и хранение документов.

3. Минимизация рисков

Документы хранятся в защищенной электронной системе, что полностью исключает вероятность их потери и снижает риски ошибок при расчете и начислении выплат.

4. Автоматизация отчетности

Выгрузка бухгалтерских документов и отчетности теперь автоматизирована. Это позволило сократить нагрузку на бухгалтеров и ускорить процесс обработки информации.

Итог: эффективное решение для масштабируемого бизнеса

Сотрудничество с WinWork позволило IT-компании Rafinad организовать полный цикл автоматизации работы с исполнителями — от их подключения до архивации документов. Платформа обеспечила оперативность в юридических вопросах всех операций: снизилось время на обработку документов и улучшилось взаимодействие между различными отделами. Это стало значительным шагом в оптимизации работы компании и решении задачи масштабирования.

Дмитрий Мхитарян, менеджер продукта платформы Rafinad: 

В рамках улучшения нашей платформы мы успешно закрыли задачу по автоматизации работы с самозанятыми вебмастерами. Благодаря сотрудничеству с WinWork и их консультационной поддержке, нам удалось всего за один месяц реализовать задачу — система теперь сама ведет процесс от осуществления выплаты вебмастером до формирования и подписания всех необходимых документов. Это разгрузило операционный отдел и ускорило процессы выплаты.

Для бизнеса, который работает с большим количеством контрагентов и нуждается в эффективной автоматизации, WinWork — незаменимый инструмент. Платформа помогает снизить операционные затраты, улучшить работу с исполнителями и гарантировать соблюдение юридических норм.