Кейс: Как компания-партнер крупного сервиса экспресс-доставки в три раза ускорила документооборот с курьерами

С сервисом «Мои самозанятые» аутстаф-компания сократила время на делопроизводство и выплаты самозанятым-курьерам.

История вопроса: с чем компания обратилась к нам

Известный крупный сервис занимается экспресс-доставкой продуктов и товаров для дома в крупных городах России. Ежедневно тысячи курьеров из привлеченных аутстафинговых компаний, привозят десятки тысяч заказов из дарксторов клиентам.

До подключения к сервису «Мои самозанятые» кадровое делопроизводство аутстаф-компания вела вручную на бумаге. Подписание договоров, актов с каждым из 2000 подключенных к доставке заказов курьеров занимало существенное время. С ростом заказов росла и база самозанятых исполнителей.

Компания была вынуждена взять в штат дополнительных сотрудников делопроизводства и бухгалтерии. С каждым из тысяч самозанятых на каждый выход должны оформляться документы, в неделю выходов может быть до 5-7.

Подписывать на бумаге такое количество документов, проверять статус самозанятого, проводить оплату и собирать с каждого исполнителя чеки для компании стало слишком долго и затратно. К тому же, если какой-то из этапов ручного процесса даст сбой, это может повлечь санкции со стороны регулирующих органов.

Компания обратилась за помощью в автоматизации работы к нашему сервису.

Какую задачу поставила перед “Моими самозанятыми” компания-аутстаффер

Таким образом, перед сервисом и аутстаффером стала задача:

Ускорить документооборот и выплаты курьерам, увеличить производительность, не потеряв в безопасности.

Для этого:

• Автоматизировать процесс ежедневного подписания с самозанятыми курьерами документов через электронный документооборот.
• Автоматизировать процесс выплат самозанятым после подписания документов.
• Автоматизировать сбор чеков после выплат.

Какое решение предложено

Мы изучили ситуацию и предложили использовать стандартный функционал сервиса, который на 100% покрывал запрос клиента, а также дал возможность дальнейшей автоматизации:

1. Легкое подключение (онбординг) самозанятых в сервисе и простой выпуск электронной подписи для документооборота.
2. Организация максимально простого подписание документов исполнителями. (В «Моих самозанятых» исполнители подписывают документы в Телеграм, устанавливать дополнительные приложения не требуется.)
3. Автоматизированная проверка статуса самозанятого перед оплатой.
4. Проведение выплат автоматически после подписания самозанятым документов через ЭДО.
5. Получение чеков через сервис сразу после выплаты.

Особенности ЭДО в «Моих самозанятых»

Электронный документооборот в «Моих самозанятых» позволяет компаниям с большим количеством исполнителей легко автоматизировать процессы оплаты.

Клиенты могут «пачками» отправлять документы на подпись, а выплату исполнитель получит сразу же после подписания документов без дополнительных действий со стороны клиента сервиса.

Каждый раз сервис проверяет статусы, лимиты и реквизиты самозанятых. Заплатить тому, кто потерял статус, не получится. Если что-то пошло не так (например, неправильные реквизиты), сервис подробно покажет, где ошибка.

Результат подключения к «Моим самозанятым»

Итого после подключения к сервису:

1. Компания легко контролирует все процессы
   В личном кабинете «Моих самозанятых» в любой момент доступны все закрывающие документы и их текущий статус.
2. Компания автоматизировала массовые выплаты исполнителям
   Сервис” автоматически проверяет статус исполнителей и проводит выплаты «пачками» сразу после подписания электронных документов без дополнительных действий.
3. Компания оптимизировала работу штатного персонала
   Сотрудники кадровой службы сосредоточены на поиске новых исполнителей (которых также можно искать в «Моих самозанятых»). И не тратят время на бумажный документооборот, а бухгалтерия — на сбор закрывающих документов и контроль проведение выплат.

Это позволило освободить время штатных сотрудников и, таким образом, снизить издержки на администрирование процесса работы с самозанятыми на 50%.

В результате компании-аутстафферу удалось:

• Оптимизировать процессы оформления отношений с самозанятыми и втрое сократить время на работу с ними.
• Перейти на электронный документооборот.
• Увеличить базу подключенных и выполняющих заказы исполнителей, не увеличивая штат аутстаф-компании.
• Автоматизировать проверки и выплаты исполнителям без потерь в надежности и и безопасности проверок.

Хотите автоматизировать рутину при работе с курьерами, подключайтесь к сервису «Мои самозанятые».