Собрали «дорожную карту»,  как аутсорсерам выстроить сотрудничество с самозанятыми, чтобы избежать претензий от налоговой.

Особенно с выходом 1 марта 2024 нового Федерального закона “О занятости населения в Российской Федерации” от 12 декабря 2023 г. № 565-ФЗ и приказа Минтруда России от 01 марта 2024 г. № 82н, по которому особое внимание будет уделяться компаниям, работающим с более чем 10 самозанятыми.

Преимущества сотрудничества с самозанятыми остаются в силе

У аутсорс-компаний отпадает необходимость в организации рабочего места, ведения кадрового делопроизводства, уплате НДФЛ и социальных взносов. Все процессы находятся в зоне ответственности самозанятого.

Почему еще выгодно работать с самозанятыми:

• Не нужно обеспечивать условия труда;
• Не нужно заводить табель учета рабочего времени, рассчитывать зарплату, начислять отпуска и больничные;
• Плательщик НПД обходится минимум на 30% дешевле, чем договор с физлицом без статуса НПД;
• Самозанятые более оперативно подхватывают заказы и готовы приступить к работе в течение нескольких часов после подписания договора.

Шаг 1: Проверить, является ли исполнитель самозанятым

Рекомендуется проводить эту проверку как в начале сотрудничества, так и перед каждым платежом внештатному работнику. Информацию о статусе самозанятого можно получить по ИНН на сайте сервиса «Мои самозанятые» или на официальном сайте ФНС. При подписании договора попросите самозанятого предоставить справку о своей регистрации в электронном или бумажном виде.

Этот шаг можно автоматизировать в сервисе «Мои самозанятые», где регистрация и статус мониторится в фоновом режиме перед заключением договора и каждой выплатой.

Шаг 2: Составить договор ГПХ с  самозанятым и проверить, что он не содержит отсылок к трудовому

Сотрудничество юрлиц-заказчиков и самозанятых всегда регулируется гражданско-правовым договором. В Письме ФНС России № ЕА-4-15/4674 от 15 апреля 2022 г. «О направлении информации по проведению налогового контроля по НПД» ведомство перечислило признаки трудовых отношений с самозанятыми.

Чтобы узнать, не происходит ли подмена трудовых отношений, ФНС создала специальную систему оценки. Они смотрят, как часто и откуда поступают деньги, и анализируют связи между самозанятыми, их заказчиками и предыдущими работодателями. Если обнаруживаются совпадения в нескольких признаках, компанию помещают в группу с повышенным риском.

Какие показатели отслеживает налоговая:

1. Продолжительность работы а аутсорс-компании — три и более месяцев подряд.
2. Выплаты от аутсорсера — единственный источник дохода самозанятого.
3. Признаки зарплаты — на основании чеков от самозанятого.
4. Массовая постановка исполнителей на учет — отслеживаются признаки перевода работников на НПД.
5. Массовые регистрации дохода.
6. Наличие групповых переходов — работников из подконтрольной организации в другую «свою же» в качестве самозанятых.
7. Периодичность выплат — здесь доказать правомерные выплаты самозанятым поможет Акт.
8. Прямые нарушения — например, запрета сотрудничество самозанятых и бывших (менее двух лет) работодателей.

Проверьте, что в вашем договоре нет признаков трудовых отношений. Сомневаетесь? Доверьте проверку экспертам нашего сервиса.

Важно: При поиске и начале работы с самозанятым убедитесь, что задачи, которые ему поручите, не входят в перечень трудовых функций вашего сотрудника.

Вот основные отличия трудового договора от ГПХ

Договор ГПХ с самозанятым

Трудовой договор

Заключается для разовой, проектной работы или по отдельным заданиям. Ответственный за исполнение заказа сам исполнитель. Итог: в договоре стоят даты начала и окончания работ, а результат фиксируется актом и чеком. Оплата: за конечный результат, а не время и трудодни. Самозанятый может оказывать услуги сразу нескольким заказчикам по своему выбору. Расходы: работник самостоятельно несет расходы, они включены в вознаграждение.

Заключается для постоянной работы на длительный срок. Ответственный: работодатель обеспечивает внутренний распорядок и надлежащие условия труда. Итог: выполнение трудовой функции. Зарплата: регулярная в оговоренные даты. Сотрудник имеет право на ежегодный отпуск. Расходы в связи с выполнением работ несет работодатель.

Шаг 3: Организовать документооборот и получение закрывающих документов: акта выполненных работ\оказанных услуг

У самозанятого есть только один обязательный закрывающий документ — это чек. Чека достаточно, чтобы показать налоговой службе, сколько компания заплатила самозанятому и подтвердить эти расходы. Акт выполненных работ с этой точки зрения не обязателен.  Однако рекомендуем прописать в договоре все детали и условия такого документа.

Акт подтверждает согласие сторон с качеством выполненной работы. И пригодится,  чтобы доказать правомерность регулярных выплат самозанятому исполнителю, если у ФНС возникнут какие-то вопросы.

В Акте нужно указать:

• что именно было сделано или какие услуги были предоставлены;
• сколько всего было сделано;
• сколько денег заплатили за выполненную работу;
• любые дополнительные примечания по согласованию сторон.

Заполненный перед выплатой Акт подписывается в двух экземплярах и хранится у каждой из сторон.

Шаг 4: Провести выплату и получить чек

Перед тем как заплатить исполнителю, убедитесь, что его статус самозанятого остался неизменным. Иногда, особенно на долгосрочных проектах или при работе сразу в нескольких агентствах, самозанятый может превысить годовой лимит дохода в 2,4 миллиона рублей и потерять свой статус.

После того, как вы выплатили деньги, самозанятый должен предоставить вам чек, который может быть как в бумажной, так и в электронной форме. Если вы оплачиваете безналично, чек должен быть выдан до 9-го числа месяца, следующего за тем, в котором была произведена оплата.

Этот чек — единственный документ, который подтверждает ваши расходы и который может потребовать налоговая (письмо от ФНС от 22.12.2020 № ЗГ-3-20/8488@).

Важно: самозанятый должен предоставлять вам чек каждый раз, когда вы производите выплату. Если работник сделал несколько заказов и получил от компании 3 выплаты, то и чеков должно быть 3, а не один общий чек за весь месяц.

Через сервис «Мои самозанятые» чек формируется автоматически при оплате.

Шаг 5: Автоматизировать рутинные задачи, чтобы снизить трудозатраты бухгалтера и кадровика

Регистрируйтесь в сервисе «Мои самозанятые» для удобной оплаты каждого заказа и проведения массовых выплат. Выплачивайте средства на карты или счета любых российских банков в любое время, даже в выходные. Перед каждой выплатой мы проверим статус и лимит самозанятого и сформируем чеки. Удержим налоги в бюджет за самозанятых.