Может ли ИП нанимать сотрудников? Правила, документы и важные детали

Многие начинающие предприниматели уверены: ИП — это всегда человек, работающий один. Но это не так. По закону гражданин в этом статусе вправе нанимать сотрудников, оформлять их официально в штат и нести все обязательства работодателя. Главное — соблюдать порядок, который установлен ТК РФ и другими нормативными актами. В этой статье мы рассказываем, как оформить сотрудника на работу к ИП, какие документы нужны, какие налоги начисляются и что важно учитывать, чтобы избежать ошибок и штрафов.

Сколько сотрудников может нанять ИП?

В законе нет ограничений по количеству работников, которых может нанимать ИП. Это может быть один человек или целая команда. Индивидуальный предприниматель имеет право создать полноценную организационную структуру, при этом оставаясь физлицом без образования юрлица.

Пример: предприниматель открыл пекарню. Для работы нужны пекарь, продавец, бухгалтер, уборщица. Все они могут быть трудоустроены в штат по трудовому договору — с соблюдением всех гарантий и обязанностей со стороны работодателя.

ИП — это форма ведения бизнеса, а не ограничение по масштабам. Поэтому на практике предприниматели могут даже создавать филиалы, нанимать десятки сотрудников и строить полноценную операционную модель. Главное — оформить все надлежащим образом, как требует ТК РФ и налоговое законодательство.

Может ли ИП нанимать самозанятых?

Да, ИП вправе сотрудничать по гражданско-правовому договору с самозанятыми — физлицами, применяющими режим НПД. При этом никаких трудовых отношений не возникает, а работодателю не нужно оплачивать взносы в СФР или удерживать НДФЛ.

Однако важно, чтобы договор с самозанятым имел все признаки гражданско-правового, а не трудового. Иначе ФНС может переквалифицировать его в трудовой договор, а это уже грозит штрафами и доначислениями.

Чтобы избежать рисков, ИП стоит соблюдать главное условие: самозанятый работает самостоятельно, без подчиненности, в удобное ему время и без внутреннего контроля со стороны заказчика.

Как правильно оформить работника при ИП?

Если предприниматель хочет официально устроить гражданина на работу, он должен выполнить все обязанности работодателя. Это значит — оформить его в штат, подтвердить это приказом о приеме, сообщить о новом работнике в СФР, передать сведения в ФНС и регулярно платить налоги.

Какой трудовой договор заключить?

Здесь действуют общие правила. Трудовой договор бывает двух видов:

• Бессрочный — если нет оговоренного срока окончания;
• Срочный — если работа временная, сезонная или проектная.

Выбор зависит от специфики бизнеса. Например, в сезонной торговле логично использовать срочные договоры с четко установленными датами начала и окончания работ. При постоянной потребности в сотруднике оформляют бессрочный договор.

В любом случае, трудовой договор должен быть подписан в двух экземплярах и включать следующие пункты:

• ФИО сторон;
• должность работника;
• режим работы;
• условия оплаты труда;
• социальные гарантии (отпуск, больничный и пр.);
• порядок расторжения.

Важно! Даже если человек — друг или родственник, устные договоренности не освобождают от обязанности все оформить письменно и официально.

Документы при найме

На первом этапе трудоустройства будущий работник предоставляет следующие документы:

• паспорт (или другой документ, подтверждающий личность);
• трудовую книжку (при ее наличии);
• СНИЛС;
• ИНН (не обязательно, но желательно);
• документы об образовании (если это требуется для должности);
• медицинскую книжку — в определенных законом случаях (например, в общепите).

После этого ИП должен:

1. Подписать с новым работником договор.
2. Выпустить приказ о приеме сотрудника в штат.
3. Завести для сотрудника личную карточку.
4. Уведомить СФР о приеме не позднее следующего рабочего дня.

С 2021 года информацию о сотрудниках необходимо предоставлять в рамках электронной трудовой книжки.

Зарплата, налоги, страховые взносы

Предприниматель, как и любая организация, становится плательщиком налогов и страховых взносов за всех штатных сотрудников. Это означает, что он обязан:

• ежемесячно выплачивать зарплату в сроки, указанные в договоре;
• удерживать НДФЛ (13% или 15%) и перечислять его в бюджет;
• начислять и уплачивать страховые взносы:
  — в пенсионные накопления сотрудника (22%),
  — на страхование по ОМС (5,1%),
  — на соцстрах (2,9%),
  — взносы «на травматизм» — по ставке от 0,2% до 8,5% в зависимости от класса риска.

Также нужно подавать отчетность по зарплате и взносам, сдавать 6-НДФЛ и СЗВ-ТД, вести кадровый документооборот.

Как нанимать сотрудников в ИП — главное

Итак, мы можем ответить на вопрос «может ли ИП нанимать работников?» однозначно — да, это не запрещено. И никаких ограничений по числу человек в штате не предусмотрено. Главное — соблюдать законодательные требования и правильно оформлять документы.

Вот основные шаги:

1. Определить, какой договор подходит: трудовой или ГПХ.
2. Получить от сотрудника нужные документы.
3. Заключить договор, издать приказ о приеме, оформить личную карточку.
4. Сообщить в СФР о приеме сотрудника.
5. Начислять и выплачивать зарплату, удерживать и уплачивать налоги и страховые взносы.
6. Соблюдать все требования как официальный работодатель: вести учет рабочего времени, оплачивать больничные, предоставлять отпуск.

Если вы хотите упростить администрирование выплат, оформление и работу с исполнителями, подумайте об автоматизации этих процессов. Особенно если вы работаете не только с наемными сотрудниками, но и с самозанятыми или физлицами по договорам ГПХ.

Как платформа WinWork помогает предпринимателю

Если вы работаете не только со штатными работниками, но и с физлицами по ГПХ или самозанятыми, оформлять договоры, выплачивать вознаграждение и вести документооборот вручную становится все сложнее. Здесь на помощь приходит WinWork.

Сервис позволяет:

• быстро и безопасно заключать договоры (в том числе гражданско-правовые);
• автоматически проверять статус самозанятого исполнителя;
• собирать чеки и оформлять закрывающие документы;
• производить моментальные выплаты исполнителям;
• минимизировать риски переквалификации и претензий от налоговых органов.

Для ИП, у которых много подрядчиков и внештатных специалистов, это способ снять нагрузку с бухгалтерии и не тратить время на бумажную волокиту. Особенно удобно, если вы работаете в сферах доставки, ремонта, контент-платформ, общепита или услуг.

WinWork поддерживает как веб-интерфейс, так и гибкую интеграцию по API — подойдет как для сегмента среднего бизнеса и для компаний с собственной CRM.

Хотите разбираться в тонкостях оформления и работы с исполнителями — подписывайтесь на наш блог. Мы делимся практикой, законами и реальными кейсами — все, чтобы ИП мог вести бизнес уверенно и без лишних рисков.