ФНС прислала требование по работе с самозанятыми: как реагировать

Сотрудничество с самозанятыми выгодно для бизнеса: оно позволяет сократить издержки, упростить документооборот и избежать обязательных страховых взносов. Однако налоговые органы пристально следят за такими отношениями, чтобы исключить попытки скрыть трудовые договоры под видом гражданско-правовых.

Что делать, если вы ИФНС прислала запрос о предоставлении пояснений по договорам с самозанятыми? Рассмотрим, как подготовиться к проверке, минимизировать риски и дать корректный ответ, чтобы избежать штрафов и доначислений.

Что это за требование?

Требование налоговой — это официальный запрос, в котором налоговый орган просит компанию или индивидуального предпринимателя подтвердить законность договоров с самозанятыми исполнителями.

Цель такого требования:

• Убедиться, что между сторонами действительно заключены гражданско-правовые договоры;
• Исключить признаки трудовых отношений, которые обязали бы работодателя платить страховые взносы;
• Проверить, что компания или ИП не уклоняются от уплаты налогов.

Важно знать: получение такого требования не всегда связано с нарушениями. В большинстве случаев это профилактическая мера, направленная на усиление контроля за рынком труда. Однако важно правильно на него отреагировать.

Почему ФНС направляет такие требования?

Налоговая инспекция обращает внимание на отношения с самозанятыми, если видит признаки, которые могут указывать на подмену трудовых договоров. Среди них:

• Регулярные выплаты: самозанятый получает оплату на постоянной основе.
• Подчинённость: самозанятый подчиняется внутренним правилам компании и использует ее оборудование.
• Выполнение работы, требующей штатного сотрудника: например, курьерские услуги, бухгалтерия или IT.

Пример: если самозанятый IT-специалист работает на одной компании весь год, получает оплату ежемесячно и соблюдает рабочий график, налоговая может усомниться в законности такого договора.

Как ответить на требование?

Если вы получили запрос от ФНС, важно не паниковать и придерживаться следующего алгоритма:

1. Своевременно отреагировать

На предоставление пояснений обычно отводится 5 рабочих дней. Если вы не успеваете подготовить документы, можно обратиться в налоговую инспекцию с просьбой о продлении срока.

2. Подготовить документы

Соберите полный пакет документов, подтверждающих сотрудничество:

• Гражданско-правовые договоры с самозанятыми;
• Акты выполненных работ или оказанных услуг;
• Чеки, подтверждающие оплату через приложение «Мой налог»;
• Переписку с исполнителями (если она подтверждает факт оказания услуг).

Совет: заранее проверьте, чтобы в документах не было условий, которые могли бы трактоваться как признаки трудовых отношений.

3. Составить письмо

В пояснительном письме укажите:

• Характер выполняемых самозанятым работ;
• Обоснование того, почему отношения не являются трудовыми (например, отсутствие фиксированного графика, подчинённости, рабочего места в офисе);
• Перечень приложенных документов.

Пример:
«Компания сотрудничает с самозанятыми на основании гражданско-правовых договоров. Указанные лица самостоятельно определяют график работы, выполняют задания вне офиса компании и используют собственное оборудование. К письму прилагаются договоры, акты выполненных работ и чеки, подтверждающие оплату». 

4. Направить пояснения

Ответить на требование можно через личный кабинет налогоплательщика, почту с уведомлением о вручении или лично в налоговую инспекцию.

Как снизить риски получения требований?

Чтобы минимизировать вероятность запросов со стороны налоговой, необходимо заранее позаботиться о правильной документации:

1. Проверяйте статус самозанятых через приложение «Мой налог». Убедитесь, что исполнители зарегистрированы в качестве плательщиков НПД.
2. Заключайте гражданско-правовые договоры: они должны содержать описание услуг, сроки выполнения, порядок оплаты.
3. Сохраняйте чеки и акты: это главный инструмент защиты в случае проверок.

WinWork помогает автоматизировать процесс:

• Проверяет статус исполнителей в реестре самозанятых;
• Формирует юридически корректные договоры;
• Хранит все документы в единой системе, что упрощает подготовку к проверкам.

Пример требования от ФНС

Обычно запрос выглядит так:
« Уважаемый налогоплательщик! В ходе проверки установлено, что ваша организация регулярно перечисляет средства физическим лицам, зарегистрированным как самозанятые. Просим предоставить пояснения и документы, подтверждающие отсутствие признаков трудовых отношений». 

Стоит отметить, что самозанятые лица освобождены от подачи декларации 3-НДФЛ, если доходы получены в рамках их специального налогового режима. Однако если самозанятый сочетает деятельность с другими видами доходов, это может потребовать дополнительных пояснений.

Коротко о главном

• Получение требования от ФНС не всегда указывает на нарушение, но требует оперативной реакции.
• Правильно оформленные документы помогут избежать штрафов и дополнительных проверок.
• Платформа WinWork упрощает работу с самозанятыми, автоматизируя проверки и хранение документации.

Уделяйте внимание оформлению договоров с самозанятыми и не игнорируйте запросы налоговой инспекции. Грамотная реакция на требования ФНС сохранит вашу репутацию и защитит от рисков.