Сотрудничество с самозанятыми — это удобный способ сократить расходы и снизить административную нагрузку на бизнес. Но бухгалтерский учет таких взаимоотношений требует соблюдения ряда правил. Разберем основные этапы: от начала сотрудничества до проведения расчетов.

Самозанятый начинает работу в вашей компании

Первым шагом является проверка статуса самозанятого. Желающие работать по самозанятости граждане должны зарегистрироваться как плательщики НПД. Для проверки этого можно воспользоваться официальным сервисом ФНС или соответствующими платформами.

Что оформить для начала работы? Во-первых, договор. Для работы с самозанятым используется гражданско-правовой договор, где четко прописываются:

• Условия выполнения задания;
• Права и обязанности сторон;
• Сроки и порядок расчетов;
• Способ передачи результата работы.

Во-вторых, потребуется согласовать акт выполненных работ. Этот документ фиксирует факт выполнения услуги или работы и служит основанием для расчетов. 

Совет: используйте готовый образец Word для составления договора и акта — это упростит работу и снизит вероятность ошибок.

Если сотрудничаете с самозанятыми впервые и хотите оформить договор правильно, вы можете бесплатно скачать наш гайд «Отличия трудового договора и ГПД с исполнителем» — и составить идеальный договор для работы с внештатными специалистами в любой области.

Самозанятый выполнил работу

После завершения задания самозанятый должен предоставить акт по утвержденной форме. Важно, чтобы документ был подписан обеими сторонами: и самозанятым, и заказчиком.

Документы могут быть предоставлены в электронном виде, если это позволяет политика компании. В этом случае их подписывают при помощи электронной подписи. 

Самозанятый также может сформировать счет на оплату через приложение «Мой налог» и передать его заказчику. Но на практике обычно используют только акт и чек, который самозанятые формируют в том же приложении.

Пора платить самозанятому

Процедура оплаты для самозанятых максимально проста:

1. Проверка акта выполненных работ и чека.
2. Перечисление оплаты на указанный счет или карту.
3. Получение чека от самозанятого.

Для юридических лиц важно учитывать, что такие платежи освобождены от уплаты страховых взносов. Это позволяет сократить издержки и упростить бухгалтерский учет.

Совет: храните электронные копии чеков и актов. Это обезопасит вас в случае проверок и облегчит отчетность.

Проводки по расчетам с самозанятыми

Для корректного отражения расчетов с самозанятыми в бухгалтерии используются следующие проводки:

• Дебет 20 (или 26, 44) — Кредит 76: начисление задолженности перед исполнителем;
• Дебет 76 — Кредит 51: выплата вознаграждения.

Бухгалтер должен сохранить акт выполненных работ и чек для подтверждения платежа. Эти документы могут понадобиться при налоговой проверке.

Как работать с самозанятыми через электронные сервисы

Сегодня существует множество платформ, упрощающих работу с самозанятыми. Они позволяют:

• Проверять статус самозанятого;
• Генерировать бланки договоров и формы актов;
• Вести учет платежей и автоматизировать создание чеков;
• Хранить документы в электронном архиве.

Совет: выбирайте платформу, которая интегрируется с вашей бухгалтерской системой. Это позволит сэкономить время на оформлении документов и снизит риск ошибок.

Если вы ищете способ упростить взаимодействие с самозанятыми, обратите внимание на WinWork. Платформа автоматизирует ключевые процессы, включая:

• Проверку статуса самозанятого перед заключением сделки;
• Формирование и подписание договоров и актов в несколько кликов;
• Создание и хранение чеков НПД;
• Проведение моментальных выплат.

WinWork позволяет вести бухгалтерский учет прозрачно, снижая нагрузку на сотрудников. Интуитивно понятный интерфейс и интеграция с популярными бухгалтерскими системами делают ее идеальным выбором как для малого, так и для крупного бизнеса.

 

Сотрудничество с самозанятыми — это отличный способ организовать работу гибко и эффективно. Однако важно:

1. Проверять статус исполнителя перед началом работы.
2. Заключать договор и оформлять акт выполненных работ.
3. Использовать чек НПД как подтверждение оплаты.
4. Соблюдать правила оформления проводок в бухгалтерии.

Применяя эти рекомендации, вы сможете избежать ошибок, минимизировать риски и выстроить продуктивные отношения с самозанятыми.