Сезонный наем без авралов: сколько бизнес теряет на каждом невыходе и как подготовиться к пиковому сезону

Каждый год тысячи компаний сталкиваются с одной и той же проблемой. Наступает высокий сезон, объем работы растет, а людей не хватает. В этот момент начинается срочный поиск сотрудников: увеличиваются бюджеты на вакансии, рекрутеры работают в усиленном режиме, руководители подключаются к подбору.

Но именно здесь многие допускают главную ошибку — начинают готовиться слишком поздно.

Мы пообщались с Юлией Кекконен, HR-стратегом, основателем кадрового агентства «Персонал.РФ» и проекта «Каркас влияния», которая уверена: проблема сезонного найма чаще всего связана не с дефицитом кандидатов, а с неподготовленностью самой компании. Если заранее не рассчитать потребность в персонале, не подготовить руководителей и не выстроить систему привлечения исполнителей, даже большой поток откликов не спасет ситуацию.

Разобрали с экспертом, почему сезонный наем превращается в дорогостоящий аврал и что нужно проверить еще до начала массового набора. 

Как понять, что компания действительно готова к сезону?

Первое, что стоит сделать, — честно ответить себе на несколько вопросов.

Проверьте, можете ли вы поставить галочку напротив каждого пункта:

• известно, сколько сотрудников понадобится по каждой роли;
• рассчитана потребность по сменам, объектам и локациям;
• посчитана стоимость одного незакрытого выхода;
• определена дата начала найма с учетом реальной конверсии;
• подготовлен кадровый резерв;
• есть план привлечения самозанятых или других внешних исполнителей;
• линейные руководители готовы принимать новых сотрудников;
• продуман процесс адаптации первых дней работы.

Если хотя бы на часть вопросов ответ отрицательный, стоит начать подготовку именно с этих процессов, а не с публикации вакансий. Именно на этом этапе закладывается успех всего сезона.

Юлия Кекконен, HR-стратег, основатель проекта «Каркас влияния»:

«Подготовка к сезону начинается не с поиска людей. Она начинается с подготовки системы: если компания начинает думать о найме за месяц до пикового периода, то в большинстве случаев она уже опоздала. К этому моменту должны быть рассчитаны потребность в людях, подготовлены руководители, продуман резерв и понятна модель работы с внешними исполнителями».

Сколько на самом деле стоит вывести 30 сотрудников

Чтобы к концу сезона получить 30 сотрудников, которые действительно останутся работать, компания проходит длинную цепочку отбора.

Возьмем в качестве средней стоимости одного отклика сумму в 100 рублей – для многих проектов она действительно актуальна. Тогда только рекламная кампания в Москве или Санкт-Петербурге обойдется примерно в 150 тысяч рублей. И это лишь стоимость привлечения. К ней добавляются расходы на работу рекрутеров, время руководителей, обучение, невыходы, простои и повторный поиск сотрудников.

Конечно, расчеты примерные и для разных отраслей в разные периоды данные будут меняться в ту или иную сторону. Но на эти цифры можно опираться, как на усредненный показатель. 

Юлия Кекконен, HR-стратег, основатель проекта «Каркас влияния»:

«Отклики не закрывают смены. Их закрывают люди, которые дошли до работы, отработали и готовы вернуться. Именно поэтому бизнесу важно смотреть не только на количество откликов, но и на всю воронку: сколько кандидатов подтвердили интерес, сколько действительно вышли на смену, сколько остались после первых дней и готовы вернуться в следующий сезон».

Почему компании теряют деньги еще до выхода сотрудника

Большинство работодателей внимательно считают стоимость размещения вакансий и цену одного отклика. Но гораздо реже они рассчитывают стоимость одного невыхода.

Хотя именно этот показатель отражает реальные потери бизнеса.

Юлия Кекконен, HR-стратег, основатель проекта «Каркас влияния»:

«Если компания не знает стоимость одного невыхода, значит она управляет сезонной нагрузкой вслепую. Многие считают стоимость размещения вакансии или привлечения кандидата, но гораздо важнее понимать, сколько бизнес теряет, когда человек не выходит на смену. В эту сумму входят не только расходы на подбор, но и простой, переработки команды, время руководителей, снижение качества работы и потерянная выручка».

Таким образом, если сотрудник не вышел на смену, компания теряет не только деньги, вложенные в подбор. Возникают дополнительные расходы:

• время рекрутера на повторный поиск;
• время руководителя на экстренную замену;
• переработки действующих сотрудников;
• простой или снижение производительности;
• возможный брак;
• ухудшение сервиса;
• потеря выручки.

Сценарий сезонного найма

Юлия предлагает посмотреть на сезонный наем не как на проблему рекрутинга, а как на цепочку управленческих процессов.

Типичный сценарий выглядит так:

1. Компания нашла сотрудников.
2. Часть из них не вышла.
3. Руководитель срочно ищет замену.
4. Управление переходит в ручной режим.
5. Компания теряет деньги, сроки и качество сервиса.

Для бизнеса важно знать стоимость такого сценария и каждого этапа.

Подробно об этом Юлия рассказывала на нашем вебинаре «Сезонный дефицит кадров: как бизнесу эффективно справиться с временными трудностями?». Запись доступна по ссылке. Также вступайте в наш Бизнес-чат в Telegram и скачивайте чек-лист «Готова ли компания к сезонному дефициту персонала?»

Что нужно сделать до начала сезона

Эксперт выделяет четыре управленческих действия, которые помогают избежать кадрового аврала.

1. Рассчитать реальную потребность

Важно понимать не только количество необходимых сотрудников, но и оценить:

• сколько человек уйдет в отпуск;
• кого можно перераспределить внутри компании;
• каких специалистов придется привлекать извне.

2. Подготовить внешний кадровый контур

Если собственных ресурсов недостаточно, стоит заранее определить, какую часть нагрузки будут закрывать внешние исполнители, в том числе самозанятые.

3. Подготовить руководителей

Именно линейные руководители отвечают за первые рабочие дни нового человека. Они должны понимать, кто встречает сотрудника, кто помогает освоиться и кто отвечает за обратную связь.

4. Настроить адаптацию

Важно заранее продумать процесс первых смен, чтобы сотрудник быстрее включился в работу и захотел вернуться в следующий сезон.

Самая дорогая часть найма начинается после отклика

Распространенное заблуждение — считать, что основная работа заканчивается после того, как кандидат согласился выйти.

На самом деле именно первые смены определяют, останется человек работать или уйдет.

Юлия Кекконен приводит в пример компании, где новые сотрудники практически не задерживались после первых дней работы. Причина оказалась простой: людям выдавали инструкции, но никто не показывал процесс на практике.

Юлия Кекконен, HR-стратег, основатель проекта «Каркас влияния»:

«Найти кандидата — это только начало. Настоящие затраты возникают позже: когда человек не выходит на работу, быстро увольняется или не проходит адаптацию, и компании приходится снова запускать поиск и перестраивать работу смен».

По словам эксперта, сегодня особенно важно сопровождать новичка в первые рабочие дни. Наставник, который встречает сотрудника, показывает процессы и отвечает на вопросы, помогает удержать значительно больше людей, чем любые инструкции или регламенты.

Скорость реакции стала конкурентным преимуществом

Еще один фактор, напрямую влияющий на конверсию, — скорость обработки откликов.

Юлия Кекконен отмечает, что в некоторых проектах, если компания не выходит на связь с кандидатом на линейную позицию в течение 15 минут после отклика, шансы на его успешный выход значительно снижаются.

Чтобы увеличить конверсию, рекомендуется:

• публиковать честный оффер без завышенных обещаний;
• быстро связываться с кандидатом;
• отдавать приоритет личному общению;
• использовать автоматизацию только как вспомогательный инструмент, а не замену рекрутеру.

Где искать резерв сотрудников

Даже при хорошо настроенном подборе компании нужен резервный источник исполнителей.

Одним из таких инструментов может стать работа с самозанятыми. Это позволяет быстрее закрывать сезонную потребность без увеличения постоянного штата. При этом важно заранее определить модель сотрудничества, подготовить документы и проверить статус исполнителей. А также важно помнить, что исполнителей на НПД можно привлекать не для всех видов работ и не во всех случаях. И точно нельзя использовать, как замену штатным сотрудникам для маскировки трудовых отношений. Сотрудничество с самозанятыми отлично подходит для выполнения ими разовых самостоятельных задач и услуг, без прямого подчинения руководителю и трудовых обязанностей (график, ПВТР и прочее). 

Упростить процесс поиска и документооборота с самозанятыми помогают специализированные платформы. Например, в WinWork компании могут бесплатно размещать задания, получать отклики исполнителей и постепенно формировать собственную базу проверенных самозанятых. Это позволяет поддерживать контакт с исполнителями и повторно приглашать их в следующий сезон, сокращая расходы на поиск и рекламу.

Юлия Кекконен, HR-стратег, основатель проекта «Каркас влияния»:

«Самозанятые — инструмент. Система делает этот инструмент эффективным. Если компания заранее подготовила процессы, документы и понятную модель взаимодействия, самозанятые помогают быстро закрывать сезонную потребность в людях. Но сами по себе они не решают проблему, если внутри компании нет выстроенной системы управления».

Подготовка к сезону — это не поиск людей. Это подготовка системы, которая сможет быстро принять, адаптировать и удержать нужное количество сотрудников.