Хороший стресс: как новый протокол ФНС помог улучшить бизнес-процессы. Кейс клиента WinWork

Массовый подбор внештатных специалистов — это процесс, требующий гибкости, скорости и автоматизированных решений. Чтобы его наладить и сделать эффективным, нужно время. Особенно если речь о сотнях или даже тысячах исполнителей  — в ритейле, логистике, строительстве и аутсорсинге. Поэтому внешние изменения, например, законодательные, больно бьют по бизнесу, который уже привык работать по определенному сценарию.  

В этой статье мы расскажем, как WinWork помог клиенту адаптировать привычные процессы и удобную схему сотрудничества под новые правила ФНС.

О клиенте 

Наш клиент — крупный аутсорсер, предоставляющий широкий спектр услуг для различных отраслей. Одним из ключевых направлений работы компании является сотрудничество с крупными производственными и перерабатывающими предприятиями, включая мясные комбинаты. Этот бизнес требует гибкости в подходе к подбору персонала, так как потребность в рабочей силе варьируется в зависимости от сезона и загрузки производства. Задача клиента — быстро и эффективно организовать процесс найма, особенно когда речь идет о временных исполнителях для выполнения одноразовых задач или задач на пиковые периоды.

До начала весны текущего года клиент сотрудничал со своей базой (реестром) проверенных исполнителей и не пользовался нашим маркетплейсом исполнителей. Однако в марте 2026 года в силу вступил новый протокол ФНС, согласно которому все задания теперь должны быть в открытом доступе для всех желающих откликнуться.

Подробнее об этом протоколе и новых правилах мы рассказывали на вебинаре. Запись можно посмотреть по ссылке. Не забывайте подписываться на наши соцсети и рассылки, чтобы не пропустить следующее мероприятие. На вебинарах и прямых эфирах вы можете задавать свои вопросы напрямую нашим экспертам и получить ответы в режиме онлайн.

Привычная схема работы

До вступления в силу новых правил процесс поиска и онбординга исполнителей выглядел так:

1. Чат с кандидатами: для каждого задания аутсорсер публиковал объявление в чат, где потенциальные исполнители откликались на вакансию. Например, если необходимо было найти 20 грузчиков, в чат отправлялось сообщение с описанием задания и количеством вакантных мест.
2. Сбор откликов: после этого откликнувшиеся кандидаты вручную добавлялись в реестр исполнителей на платформе. Менеджеры аутсорсера проверяли всех кандидатов, отслеживали их соответствие и возможность взять подработку.
3. Проблемы с отказами: если кто-то отказывался от работы в последний момент, надо было снова публиковать объявление в чат, искать замену, вносить ее в реестр.
4. Неэффективность: в моменты, когда требовалось оперативно увеличить число сотрудников из-за высокого спроса, процесс подбора становился особенно сложным. Было трудно сразу подобрать нужное количество людей, что приводило к задержкам в выполнении заказов.

Меняем угол зрения: как новые правила ФНС помогли улучшить процесс

Несмотря на то, что схема работы была многоэтапной, клиенту было привычно сотрудничать с проверенными исполнителями в таком формате. Однако из-за новых правил продолжать работать в таком порядке стало невозможно. Поэтому клиент обратился к нам с вопросом, как можно адаптировать схему работы под новые требования.

Руководитель продукта Ума Аюбова и руководитель клиентского сервиса Мария Лобанова лично ознакомились с проблемой и предложили новую схему работы. Теперь задача заключалась не в формировании реестра исполнителей и создании множества отдельных заданий, а в объединении уже заданий в реестр, который будет опубликован на маркетплейсе исполнителей.

Как это работает?

• Публикация задания: теперь аутсорсер просто публикует задание, например, на 20 грузчиков. Это сообщение доступно для всех исполнителей.
• Предпочтительные исполнители: аутсорсер может указать предпочтительных кандидатов, например, исполнителей, которые уже знакомы с конкретной работой. Таким пользователям мы направим пуш-уведомление в нашем приложении, чтобы они не пропустили заказ.
• Автоматизация откликов: если предпочтительные исполнители по какой-то причине не могут принять задание, система автоматически передает задание другим подходящим кандидатам, что исключает трату времени на повторный подбор.

Таким образом, система делает подбор сотрудников более гибким и быстрым. Все изменения и отклики фиксируются в реальном времени, и аутсорсер может отслеживать статус каждого задания. При этом такая схема работы не только полностью соответствует новому протоколу ФНС, но и значительно сокращает время на подбор и замену внештатного персонала со стороны клиента.

Мария Лобанова, руководитель клиентского сервиса:

Клиент не рассматривал работу с маркетплейсом, потому что привык сотрудничать со своими исполнителями по реестрам. Однако внешние изменения вынудили пересмотреть порядок сотрудничества, и новый оказался намного удобнее привычного.

Благодаря изменениям в работе клиента произошли следующие изменения: 

1. Снижение времени на подбор за счет автоматизации процесса поиска. Теперь менеджерам не нужно вручную отслеживать отклики и записывать данные.
2. Повышенная прозрачность: все данные централизованы, и каждый шаг процесса подбора документируется. Это позволило улучшить взаимодействие с партнерами и повысить доверие со стороны клиентов.
3. Гибкость в выборе кандидатов: система позволяет искать не только предпочтительных исполнителей, но и других, если выбранные отказались. Это помогает оперативно закрывать вакансии и не терять время.
4. Интеграция с существующими процессами: внедрение системы не потребовало от аутсорсера радикальных изменений в работе — всё настроилось в рамках уже существующих сценариев. Маркетплейс сервиса WinWork функционирует и активно развивается более четырех лет. Это не экстренное решение ради соблюдения новых правил налоговой, это самостоятельный надежный модуль платформы.

Первые результаты и выводы

После внедрения новой схемы WinWork процессы подбора сотрудников стали быстрее и более организованными. Теперь:

• Задачи выполняются в срок: благодаря автоматическому подбору и оптимизированному процессу, задания закрываются быстрее, и аутсорсер может гарантировать выполнение всех заказов вовремя.
• Меньше отказов: система автоматически находит замену отказавшимся исполнителям, что снижает количество срывов и упрощает работу.
• Повышение мотивации: исполнители могут работать с удобными заказчиками, а также выбирать задания, что повысило их удовлетворенность работой.

Новые правила ФНС не только не «сломали» текущие процессы клиента, но и помогли улучшить подбор временных сотрудников и повысить общую эффективность работы.

Ума Аюбова, руководитель продукта WinWork:

Мы всегда говорим нашим клиентам: WinWork не боится новых вызовов. Мы следим за повесткой и готовимся к изменениям заранее, чтобы они не сказались на вашем бизнесе отрицательно.

Если ваша компания также сталкивается с трудностями в подборе исполнителей или вы не знаете, как адаптироваться к новым правилам ФНС, записывайтесь на демонстрацию сервиса и наш менеджер покажет все возможности WinWork.

Подключитесь к маркетплейсу WinWork и оптимизируйте работу вашего бизнеса.