Как WinWork автоматизировал документооборот для онлайн-кинотеатра: кейс медиа-платформы

Онлайн-кинотеатры сталкиваются с нетипичными вызовами при масштабировании своей деятельности, и один из таких вызовов — необходимость подключения большого числа контрагентов и оформление большого объема юридически значимых документов. В этой статье мы расскажем, как компания WinWork помогла одному из крупнейших онлайн-кинотеатров автоматизировать все процессы взаимодействия с исполнителями, сделав их удобными, быстрыми и безопасными.

О клиенте

Наш клиент — START, один из ведущих игроков на рынке медиа и онлайн-развлечений. Специализируется на демонстрации и производстве кинофильмов, телевизионных программ и видеоконтента. Компания активно развивает цифровую платформу, предоставляющую пользователям доступ к эксклюзивному контенту. В последнее время она расширяет свою деятельность, увеличивая количество партнеров и контрагентов, что привело к необходимости оптимизировать и автоматизировать внутренние процессы, включая юридическое оформление и работу с документацией.

В условиях постоянного роста и масштабировании бизнеса, компания приняла решение инвестировать в технологии.

Задача: организация и автоматизация документооборота при резком увеличении количества исполнителей

В процессе расширения онлайн-кинотеатра количество контрагентов выросло в несколько раз. Каждое подключение нового исполнителя требовало значительного времени и усилий для подготовки и подписания документов, что создавало нагрузку на кадровый и юридический отделы, а также бухгалтерию. Высокие рабочие нагрузки требовали найти решение для автоматизации этих процессов.

Особое внимание было уделено организации работы с документами и соглашениями, а также ускорению процедуры подключения новых исполнителей, чтобы бизнес мог оперативно реагировать на требования рынка.

Решение: автоматизация с использованием электронных подписей и ЭДО

Для решения этой задачи WinWork предложил свою платформу, которая полностью автоматизирует процесс работы с контрагентами — от их подключения до архивации документов.

1. Электронные подписи для уполномоченных лиц

В отличие от традиционной практики, когда ЭП оформляется только на генерального директора, наш сервис позволяет оформлять ЭП для других уполномоченных сотрудников по доверенности. В данном кейсе это значительно упростило и ускорило процесс подписания документов, исключив необходимость личных встреч и бумажной волокиты.

2. Автоматизация соглашений об ЭДО

При подключении нового исполнителя система автоматически отправляет ему приглашение для заключения соглашения об использовании ЭДО и признании первичных учетных документов. Это избавляет от необходимости вручную составлять, согласовывать и подписывать бумажные соглашения, что сокращает время на обработку и повышает скорость работы.

3. Разделение ролей и функционала

Платформа позволяет разделить функции между различными сотрудниками в зависимости от их роли в организации. HR-отдел отвечает за подключение исполнителей, а юридический отдел — за оформление документов. Это ускоряет весь процесс и снижает вероятность ошибок.

4. Централизация финансовых документов

Все финансовые документы (например, чеки) можно запрашивать и получать непосредственно через платформу. Они хранятся в защищенном личном кабинете, доступном только авторизованным пользователям, что обеспечивает высокий уровень безопасности и исключает возможность потери документов.

Результат: повышение скорости и снижение операционных затрат

После внедрения решения от WinWork компания добилась следующих результатов:

• Ускорение процесса подключения контрагентов: Процесс подключения исполнителей сократился с 3–5 дней до нескольких часов. Это значительно ускорило запуск новых проектов.
• Снижение нагрузки на HR-отдел: Автоматизация документооборота позволила HR-сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах и не тратить время на бумажную работу.
• Минимизация рисков потери документов: Все документы хранятся в электронном виде в защищенном личном кабинете, что исключает возможность их потери.
• Снижение операционных затрат: Отказ от бумажного документооборота и ручного согласования документов снизил затраты компании на обработку и архивирование данных.

Итог: полный цикл автоматизации работы с исполнителями

С помощью платформы WinWork компания смогла организовать полный цикл автоматизации работы с исполнителями — от их подключения до архивации документов. Это решение обеспечило законность и юридическую защиту всех операций, сократило время и усилия, необходимые для обработки документов, и улучшило взаимодействие между различными отделами.

Внедрение таких решений значительно повысило эффективность и безопасность бизнес-процессов, помогло уменьшить риски и повысить удовлетворенность контрагентов.

WinWork предлагает решения для автоматизации документооборота, которые помогают компаниям не только ускорить процессы, но и повысить их безопасность. Важно отметить, что использование таких технологий способствует не только снижению затрат, но и улучшению взаимодействия с партнерами, что является критическим для растущих компаний, таких как этот онлайн-кинотеатр.

Независимо от размера компании, WinWork обеспечивает надежную платформу для работы с исполнителями и контрагентами, что позволяет быстро масштабировать бизнес, минимизировать юридические риски и повысить скорость документооборота.