Как автоматизация документооборота спасла от бюрократии в крупной компании по аутсорсингу и аутстаффингу

Для бизнеса, работающего с большим числом удаленных сотрудников, документооборот — это не просто формальность, а ключевая часть процессов. С каждым годом компании сталкиваются с необходимостью оптимизировать этот процесс, чтобы не тратить лишнее время и силы на бумажную работу. Рассмотрим, как одно из крупных аутсорсинговых предприятий решило этот вопрос с помощью автоматизации и цифровых решений от WinWork.

О клиенте

Компания «ВАШИ ЛЮДИ» — это профессиональный поставщик решений в сфере аутсорсинга и аутстаффинга персонала для бизнеса по всей России. С момента своего основания компания зарекомендовала себя как надежный партнер для бизнеса, предоставляя высококачественные услуги по подбору и управлению персоналом для самых разных сфер деятельности. В частности, она активно работает с клиентами, которым нужно быстро закрывать вакансии и эффективно управлять внешними ресурсами.

Компания обеспечивает взаимодействие с широким кругом удаленных исполнителей и выполняет все расчеты через реестровые выплаты, что также включается в процесс документооборота. В последние годы компания столкнулась с проблемой масштабирования, особенно в части документооборота с удаленными регионами. Потребность в быстром и юридически чистом оформлении документов стала важнейшей задачей для оптимизации внутренней работы.

Задача: автоматизация документооборота для удаленных сотрудников

Компания столкнулась с серьезной нагрузкой, связанной с документооборотом при резком увеличении числа удаленных сотрудников и аутсорсинговых контрагентов. Работая с исполнителями по всей России, компания не могла себе позволить тратить время на бумажные документы и ручное согласование соглашений. Поэтому была поставлена задача: внедрить систему, которая бы ускорила процесс подключения новых исполнителей, обеспечив легитимность всех операций и сохранив полный контроль.

Решение: автоматизация документооборота и автооплата

WinWork предложил интеграцию с системой электронного документооборота (ЭДО) и функцией автооплаты. Это позволило решить сразу несколько ключевых проблем:

• Цифровая интеграция: внедрение ЭДО в Личном кабинете клиента обеспечило возможность работы с контрагентами по всей России без необходимости отправки бумажных документов. Все необходимые соглашения автоматически отправляются исполнителям, а те подтверждают их в электронном виде.
• Автоматизация подписания: функция автооплаты гарантирует своевременное и обязательное подписание документов со стороны исполнителей. Это исключило возможность задержек в документообороте и обеспечило полную юридическую чистоту всех операций.
• Оптимизация выплат: в случае со сложными ситуациями, связанными с оплатой, автоматизация сократила риски ошибок и задержек, упростив процесс выплат и ускорив взаимодействие с удаленными исполнителями.

Результат: увеличение эффективности и снижение рисков

После внедрения решения от WinWork компания смогла существенно улучшить и ускорить процесс документооборота с исполнителями, особенно в удаленных регионах. Оказавшись в рамках автоматической системы, все документы, включая чеки и счета, подписываются только в электронном виде, что исключает бумажные ошибки и потери.

Система с ЭДО и автооплатой предоставила надежную и технологичную платформу для управления персоналом, что позволило клиентам компании избежать административных рисков и задержек, которые были характерны при использовании старых методов документооборота.

Вывод: максимальная эффективность с минимальными затратами

С помощью решения от WinWork компания избавилась от бумажной волокиты, повысив скорость работы и эффективность взаимодействия с удаленными исполнителями. Внедрение системы ЭДО с автооплатой обеспечило 100% юридическую чистоту сделок, предоставив компании и ее клиентам уверенность в безопасности и надежности процессов.

Платформа WinWork предлагает широкий ряд преимуществ для бизнеса:

• Полная автоматизация документооборота — создание, подписание и хранение юридически значимых документов в одном месте.
• Быстрые массовые выплаты — упрощение процесса выплат через реестры и возможность настроить автовыплаты. Это исключает возможные ошибки и человеческий фактор.
• Интеграция с внутренними системами — API-интеграция с бухгалтерией, HR и другими платформами.
• Проверка самозанятых — автоматизация проверки статуса для предотвращения налоговых рисков. Проверка самозанятых происходит не только в начале сотрудничества, но и перед каждой выплатой. Если плательщик НПД утратил свой статус — система уведомит заказчика и не даст провести выплату исполнителю.
• Юридическая безопасность — полное соответствие документов законодательству. В сервисе также доступен функционал по проверке рисков ФНС — система в автоматическом режиме анализирует сотрудничество с внештатным специалистом на 7 ключевых риск-факторов налоговой.
• Поддержка удаленной занятости — упрощение работы с исполнителями в любых уголках страны.

Эти возможности делают платформу WinWork незаменимым инструментом для бизнеса, который работает с внештатными исполнителями, а также для компаний, стремящихся улучшить свои процессы и снизить административные затраты.