Топ-5 рисков работы с самозанятыми в ритейле и как их избежать

Самозанятые в ритейле* — это удобное и выгодное решение для бизнеса. Гибкость и скорость, с которой можно привлекать таких исполнителей, помогают закрывать кадровые дыры, оперативно заменять сотрудников, которые не вышли на смену, и справляться с нагрузкой в напряженные сезоны — например, во время предпраздничных распродаж. 

Но, как и в любой удобной схеме, здесь есть свои подводные камни. Неправильное оформление отношений или ошибки в управлении могут привести к серьезным негативным последствиям. В предыдущей статье «Самозанятые в ретейле: кого можно привлечь и как не нарушить закон» мы рассказывали, кого можно привлекать в торговую сеть, а кого — нет. Теперь давайте разберем основные риски работы с внештатниками и способы их избежать.

Риск №1: Переквалификация отношений в трудовые

Самый крупный и распространенный риск при работе с самозанятыми — это признание такого сотрудничества трудовыми отношениями. Если налоговая или Роструд решат, что ваши договоры с внештатниками прикрывают фактическое трудоустройство, вы столкнетесь с серьезными последствиями.

Чем это грозит? В первую очередь — переквалификация отношений в трудовые приведет к начислению налогов и страховых взносов с момента начала работы самозанятого. Это может быть несколько месяцев или даже лет, а суммы — колоссальными. Кроме того, вы получите административные штрафы за нарушение законодательства.

Пример: индивидуальный предприниматель из Челябинска привлекал самозанятых для выполнения работ, не заключая с ними трудовых договоров и не удерживая НДФЛ в качестве налогового агента. В результате налоговая инспекция доначислила ему налог на сумму 2,6 млн рублей. Суды согласились с тем, что отношения между Садыковым и самозанятыми носили трудовой характер, и НДФЛ должен был быть уплачен. Однако они постановили пересчитать сумму доначисленного налога, учитывая, что самозанятые самостоятельно уплатили почти 795 000 рублей налога на профессиональный доход. Налоговая инспекция не согласилась с таким решением и подала жалобу в Верховный суд, который рассмотрел вопрос о возможности зачета уплаченного самозанятыми налога в счет НДФЛ, подлежащего уплате налоговым агентом.

Подробно об этом деле мы рассказывали в статье.

Как избежать?

• Проверяйте статус самозанятого через приложение «Мой налог».
• Оформляйте четкие договоры, в которых прописаны объем работы, сроки и оплата.
• Не допускайте признаков трудовых отношений: график, подчинение внутренним правилам и постоянное выполнение однотипных задач могут стать основанием для переквалификации.

А если вы хотите все сделать правильно, скачайте нашу памятку «Различия трудового договора и ГПД с внештатным сотрудником». Мы собрали в ней все ключевые рекомендации, чтобы вы не допустили ошибок при оформлении отношений с внештатными специалистами.

Риск №2: Попадание в черный список Роструда

Мы уже подробно рассказывали о реестре недобросовестных работодателей в статье «Черный список Роструда: кабмин определил, кто и как попадет в реестр недобросовестных работодателей». Если ваши отношения с внештатниками будут признаны нелегальными, вы рискуете оказаться в этом списке.

Черный список Роструда — это общедоступный реестр, где указаны названия компаний, ИП и причины включения. Его видят не только проверяющие органы, но и потенциальные сотрудники. Если ваша компания будет в списке, это негативно скажется на вашей репутации и найти квалифицированных сотрудников станет непросто. 

Как избежать?

Работайте прозрачно и соблюдайте законодательство. Если вы сомневаетесь в правильности оформления, обратитесь к профессионалам или используйте проверенные инструменты. Платформа WinWork помогает не только заключать договоры с самозанятыми, но и оформляет все необходимые документы и минимизирует ваши риски.

Риск №3: Недобросовестные исполнители

Торговые сети часто сталкиваются с другой проблемой: надежные исполнители, которые могут сорвать сроки выполнения работы или даже присвоить материальные ценности.

Как избежать?

1. Проверяйте репутацию. Используйте платформы, которые помогают оценить надежность исполнителей. Например, WinWork предлагает маркетплейс, где все самозанятые имеют рейтинг и историю работы.
2. Заключайте договоры. Договорные отношения с исполнителями дисциплинируют обе стороны.
3. Снижайте риск приемки. Например, исключайте участие курьеров в финансовых расчетах, чтобы избежать рисков, связанных с деньгами.

Риск №4: Проблемы с документооборотом

Ошибки в оформлении документов при работе с самозанятыми могут привести к серьезным претензиям со стороны государственных органов. Например:

• Вы не проверили статус самозанятого в момент заключения договора, а он утратил этот статус. Это может повлечь доначисление налогов и страховых взносов.
• Договоры с исполнителями не оформлены надлежащим образом или не содержат необходимых условий. Это может стать основанием для переквалификации отношений в трудовые.
• Отчетность по выплатам самозанятым выполнена с ошибками или не в полном объеме, что создает риски штрафов за нарушение налогового законодательства.

Как избежать?

Автоматизируйте процесс. Используйте цифровые платформы, которые упрощают работу с документацией. WinWork не только помогает заключать договоры, но и автоматически проверяет статус исполнителя, снижая риск ошибок.

Риск №5: Финансовые потери из-за пропущенных смен

Каждый пропуск смены в ритейле — это потеря не только выручки, но и репутации. Например, если кассир или грузчик не вышли на смену в пиковый час, это может привести к очередям, недовольству клиентов и снижению продаж.

Почему это происходит?

• Основной сотрудник заболел, но замены нет.
• Исполнитель из внештатного состава не вышел на смену без предупреждения.
• Временные нагрузки (например, предпраздничные дни) не были заранее покрыты дополнительным персоналом.

Как избежать?

Сотрудничайте с платформами, которые обеспечивают быстрый доступ к базе исполнителей. WinWork позволяет за несколько минут найти подходящего самозанятого, который готов выйти на смену прямо сейчас.

Заключение

Сотрудничество с самозанятыми в сфере розничной торговли может быть очень удобным и эффективным, но необходимо помнить о потенциальных рисках, которые это может повлечь за собой. От переквалификации отношений до попадания в черный список Роструда — каждый из этих пунктов может стоить компании времени, денег и репутации.

Чтобы избежать проблем, выбирайте надежных исполнителей и используйте проверенные инструменты. Платформа WinWork поможет вам организовать процесс работы с самозанятыми без лишних сложностей.

Подписывайтесь на наши обновления, чтобы не пропустить полезные статьи. А прямо сейчас записывайтесь на демонстрацию сервиса WinWork — и убедитесь сами, как это удобно!

___________________

* Редакция WinWork знает, что в орфографическом словаре В.В. Лопатина зафиксировано слово «ретейл». Однако наша цель не только писать грамотно, но и донести информацию до большего числа читателей. Именно поэтому здесь и далее в статьях мы будем использовать наиболее популярное в поисковых системах слово «ритейл».