Как составить идеальный акт с самозанятым

Акт дополняет чек и подтверждает факт исполнения заказа, фиксирует период (дату). В акте необходимо подробно расписать выполненные работы, оказанные услуги (что будет важным аргументом при спорах с налоговиками), описать какие-то недочеты в исполнении и согласовать их устранение и т. п.

Какие претензии может повлечь за собой отсутствие акта

Если сотрудники ФНС решат, что фактически отношения компании с исполнителем— трудовые, а не гражданско-правовые, будут вправе снять расходы по налогу на прибыль (по УСН), начислят пени и штраф, плюс насчитают страховые взносы на сумму вознаграждения самозанятому.

Чтобы избежать этих рисков необходимо всегда составлять договор с самозанятым и приложением к нему согласовывать форму акта для подтверждения оказанных услуг (выполненных работ).

В договоре с самозанятым рекомендуем установить санкции за опоздание с выдачей или за невыдачу чека и акта.

• Самозанятый при получении безналичной оплаты может выставить чек до 9-го числа месяца, следующего за месяцем поступления средств. Поэтому иногда исполнитель может просто забыть о том, что чек нужно передать.

Если самозанятого нанимает организация, которая с его помощью оказывает какие-то услуги третьим лицам по агентскому договору (другому посредническому договору), то подтвердить реальность расходов помогут не только чеки и акты, но и иные документы (см. письмо ФНС от 30.10.2020 № АБ-4-20/17902).

Обязательные реквизиты

Форма акта официально не утверждена. Поэтому компания может самостоятельно ее составить и приложить образец к договору, чтобы самозанятый знал по какой форме составить документ.

Что важно включить в форму акта:

• реквизиты, упомянутые в части 2 статьи 9 Закона о бухучете (наименование документа, дата составления, описание факта хозяйственной жизни, подписи ответственных лиц и т. п.).

Особое внимание следует уделить перечню оказанных услуг (выполненных работ), их объему, описанию конкретных действий и т. п. — лишь при таких условиях ФНС не сможет придраться к реальности операции и к тому, что расходы документально не подтверждены.

Например, если самозанятый оказывал услуги по доставке товаров, то в акте недостаточно указать название услуги и ее стоимость, необходимо дополнить данными характеризующие способ и пункт доставки (в какие дни и куда осуществлялась доставка).

Форма акта

1. Указываем наименование — «Акт об оказании услуг» (или выполнении работ), далее — место и дату составления.
2. Указываем наименование заказчика, например:

«Общество с ограниченной ответственностью „Имярек“ (далее — Заказчик) в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего в соответствии с Уставом, с одной стороны…»

3. Указываем ФИО самозанятого исполнителя:

«…и Петрова Анастасия Петровна (далее — Исполнитель) с другой стороны, далее именуемые Стороны, составили настоящий Акт о следующем:»

4.Указываем реквизиты договора, на основании которого были оказаны услуги (выполнены работы), и их четкий перечень.

5. Указываем, что слуги оказаны своевременно или работы выполнены в полном объеме, в какой период, а также то, что качество и результат соответствуют договорным требованиям.

Если есть разногласия по выполнению, значит указываем и их. К примеру, если выполнялись работы по покраске стен самозанятым-маляром, и краска начала отслаиваться на одной из стен, можно написать в акте отказ в принятии работ до устранения недостатков:

«Некачественная покраска стены кабинета № 2 требует снятия нанесенной краски, грунтовки и повторного окрашивания. В соответствии с п. 6.1 Договора работы должны быть переделаны Исполнителем за свой счет. Приложение — фото стены со следами отслаивания краски».

6. Указываем сумму — цифрами и прописью, с указанием на валюту расчетов.

7. В конце акта пишем, что акт составлен в 2-х экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному для каждой из сторон договора, а также адреса, реквизиты, контакты сторон, место для печати заказчика (при ее наличии).

Подключитесь к сервису Мои самозанятые, чтобы исключить риски работы с плательщиками НПД. У нас вы найдете нужного исполнителя и убедитесь в актуальности его статуса перед каждой выплатой (проверка происходит автоматически). В системе хранятся все чеки, в т. ч. аннулированные — налоговики не смогут «снять» расходы.